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浅谈秘书的能力构成 　　 21世纪是知识经济的时代，是知识和技能飞速发展变化的时代。对人的语言能力、网络技术的运用能力、创新能力都提出了新的更高的要求。要想将一种能力掌握得透彻、熟练，就必须有丰厚的知识作为底蕴。只有理论功底深厚、学识渊博，才能走在时代的前列，担负起历史赋予我们的重任。 　　 作为新时期的秘书，要具备的能力很多。随着整个社会对秘书素质要求的提高，诸多能力都成为现代秘书必备的能力。 　　 一、运用语言能力 　　 作为一名秘书人员，运用语言的能力是其有效地完成工作最基本的一项能力。它主要包括书面表述能力和口头表达能力两个方面。 　　 （一）汉语运用 　　 1、书面表述 　　 随着我国改革开放的深化，社会经济的迅猛发展。应用文体已日益成为国家机关、党的各级组织以及各行各业开展日常工作，进行公务往来，发布法律法规，总结交流经验，从事调查研究，加强横向联系，扩大对外交流，及时传递信息的必不可少的工具。“人们逐渐加深了对现代应用写作的了解，认识到掌握这门学科的知识，提高应用写作的能力，是完成各项工作、生活、科研等任务，提高效率，加快经济建设进程的重要因素之一;是适应市场经济发展，便利各种交往和联系，保障各自的经济利益，提高经济效益的重要手段。”[1]秘书人员要提高文字水平，一定要有扎实的文字功底。陈毅曾说过，秘书、秘书，一要保密，二要会书。这个解释，既形象生动，又十分贴切。人们习惯上把秘书称作“秀才”、“笔杆子”，也说明秘书人员必须要有较高的文字水平。 　　 写作能力是现代人才必备的技能之一。“如果只有扎实的基础而缺乏高水平的写作能力，走上工作岗位以后，无论从事什么职业，都将缺少一只较有力的臂膀。在改革的今天，不管培养什么专业的人才，高水平的写作能力都是必备的基本功。”[2]新时期的秘书是要加强参谋职能，但会写作特别是“应用写作”这一技能更为重要，包括一般文书、机关公务、事务文书等等。一个不通文墨，疏于文字，连领导讲话稿都不会起草的秘书，不能说是一个合格的现代秘书。因而，练就扎实的文字功底，是一个秘书从业人员必不可少的基本素质。展望未来，无论科学技术多么发达，秘书工作手段多么先进，但秘书的基本职责是处理文书，任何时候，秘书都要具备较高的文字水平。那种认为秘书职能变了，现代秘书已由起草、处理文书转变为参谋的论调是不全面，不正确的。 　　 秘书人员的写作能力的培养，当然是要靠学习。苏轼曾经说过，心手不相应，乃“不学之过也”，这就告诉我们学习知识的重要性。作为文职人员的秘书要广泛学习科学理论知识、学习典范的应用文之作，揣摩并体会他人的写作技巧和方法，以此来提高自己的写作水平。“应用写作和所有精神产品的生产过程一样，不单是创造性劳动，还要求有广阔的内容空间，可以留给写作者的思维去驰骋，而且需要写作者对问题有独到的看法、深刻的见解。”[3]一名优秀的“笔杆子”没有渊博的知识作为底蕴，它的作品就会没有深度，如清水般淡然无味。有了丰厚的知识作底蕴，秘书人员在办文、办事、办会中就能够将秘书工作驾轻就熟、游刃有余。 　　 2、口头表达 　　 要具备准确的口头表达能力，即要求秘书人员在工作、交往中能思维清晰、口齿清楚、条理分明、说话得体。秘书人员虽然很少演说，但却要经常说话。上传下达要说话;汇报情况要说话;接待来访要说话;打电话也要说话。说话机会如此之多，就必须讲究说话艺术。一要清楚明白，二要注意分寸，三要生动活泼。要达到这三点，没有广博的知识是不可能的。或许有人会说，我没有广博的知识，但同样能说会道，并且句句有理，还能博得大多数人的好感。我无法去否定个别情况，但我认为大多数学识短浅的人所说出来的话，没有深度，他们的话或许会使某些人在某些情况下信服，他们之所以没有碰壁，当然，也是他们的技巧与火候（时间、场合）掌握得还好，所接触的人也有限。但作为一名秘书人员，所接触的人形形色色，涉及的人员各有不同，处理事情的方式很多。因而，没有深度的表达会使别人感到肤浅、庸俗，不愿与之为伍。在人际交往中，有一点技巧或许能够应付自如（但仅限于个人交往）。但对于作为一个社会组织与公众之间的公共关系活动，没有知识，便会与事业的成功遥遥无期。在秘书人员接待形形色色的人物时，不了解、熟悉对方的风俗习惯，很可能导致误解，从而使其所在部门的工作受损。因而，要有准确的口头表达能力，就必须涉猎各种知识，以此来充实自己。只有这样，才能使秘书人员在工作中得心应手，正确地应付各种可能出现的局面、情况。从而使其成为一个能力强的秘书人员。 　　 （二）适用英语能力 　　 随着科技和经济的不断发展及国际交往的日益扩大，秘书工作者还必须熟练掌握一门或多门外语，提高口语表达能力，以跟上时代发展的步伐。英语能力的提高，当然也要学习关于英语方面的知识。但是要想提高英语能力