QHSE程序文件xg资料.doc

1 文件控制程序 1 目的 对质量、职业健康安全、环境管理体系有关文件等进行全过程的控制，确保文件的有效性、适宜性和充分性。 2 适用范围 适用于与质量、职业健康安全、环境管理体系运行有关的文件和资料全过程控制。 3 职责 综合办公室、质量技术安全环保部为本程序的主控部门，负责全公司与质量、职业健康安全、环境有关的文件的签收、发放和备案归档。确保各部门/岗位使用文件的有效性、充分性和适用性。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 质量、职业健康安全、环境管理体系文件（质量手册、HSE管理手册、程序文件、作业指导书）； 4.1.2 技术性文件（国家或企业的技术标准、规范、规程、施工图纸和图集及法规性技术文件）； 4.1.3 监理文件（监理大纲、监理规划、HSE管理规划、监理实施细则及监理服务过程中形成的各种文件）； 4.1.4 经营性文件（监理合同书、试验委托合同、经营管理办法等）； 4.1.5 外来文件和内部行政文件中与质量、职业健康安全、环境管理体系有关的文件； 4.1.6 监理服务过程中形成的各类文件的管理，按《监理过程控制程序》中有关文件管理的规定执行。 4.2 文件的编制 4.2.1 人力资源部、综合办公室负责拟定和更改公司与质量、职业健康安全、环境有关的行政文件。 4.2.2 质量技术安全环保部、工程管理一、二、三、四处负责公司质量、职业健康安全、环境管理体系文件及本部门监理文件、技术性文件和资料的拟定、更改及实施控制。 4.2.3 经营开发部负责经营性文件和资料的拟定、更改及实施控制。 4.2.4 各项目监理部负责制定与项目相关的质量、职业健康安全、环境文件和资料，适时更改、实施控制。 4.3 文件的审批 4.3.1 管理手册、方针、目标和管理方案由公司总经理组织评审、批准、发布。 4.3.2 程序文件、管理办法由管理者代表组织评审、批准、发布。 4.3.3 作业指导书由编制部门负责人组织评审、审核签认，主管领导批准发布。 4.3.4 经营性文件由编制部门负责人审核，主管领导批准。 4.4 文件的收发 4.4.1 综合办公室负责公司文件的发放，按文件审批的发放范围进行。 4.4.2 油田公司下发的与质量、健康安全、环境管理体系有关的文件,由综合办公室签收,填写《文件处理单》，按领导审批意见传阅、发放。 4.4.3 各部门接收到的外来文件，统一交到综合办公室管理，并及时传递到主管领导签批。 4.4.4 各部门发放文件时，需填写《文件收/发登记表》。 4.4.5 各项目监理部将收到的各种文件,分别按不同类型填写《文件收/发登记表》、《图纸领用登记表》，具体执行《监理过程控制程序》4.2.5条款。 4.5 有效文件标识 4.5.1 质量技术安全环保部每年三月份，将所有经确认是现行有效的文件，均纳入《有效文件清单》中，此清单在发布前，由管理者代表再确认。 4.5.2 标准、规范、规程、图集由质量技术安全环保部识别、确认为有效后，编制《有效文件清单》，经管理者代表确认后发布。 4.5.3 法律法规及其他要求的充分性、适宜性、有效性的识别、确认，执行《法律法规及其他要求管理程序》。 4.5.4 凡在《有效文件清单》、《法律法规清单》中的文件均视为有效文件。 4.6 文件的更改 4.6.1 需修改的文件由该文件的原编制部门更改，更改内容填入《文件更改通知单》。 4.6.2 更改后的文件由原审批人审批，按原发放范围发放；收到《文件更改通知单》的各部门/人员应按要求进行更改。更改方法包括换页、划改、换版。 4.6.3 文件经多次更改或文件须进行大幅度修改时，应进行改版。 4.7 作废文件控制 4.7.1 文件作废时，由原文件管理部门发文，宣布该文件作废，并对其逐一收回，由综合办公室统一处理，并在《有效文件清单》中注明或更新清单。 4.7.2 依据法律规定或以积累知识为目的，对已作废文件需作资料保存时，加盖 “作废”和“保留”印章，由综合办公室统一归档保管。 4.8 存档文件管理 4.8.1 各类需存档的文件，由各部室视要求备份存档，填写《文件存档登记表》。 4.8.2 工程项目竣工验收后一个月内，由总监理工程师组织整理、组卷有关监理文件，送综合办档案室存档，并办理文件移交手续。 4.8.3 存档文件的临时借阅，由综合办公室负责办理借阅手续，应按《文件借阅登记表》填写，并按规定期限归还。 4.8.4 文件的使用人如调离本公司，其所持有的受控文件由综合办公室负责收回。 4.8.5 非存档文件由各部室、项目监理部按照文件存档有关规定自行保存。 4.9 监视、检查 各部室定期或不定期对所管辖范围内各类文件的管理情况进行检查，发现需改进的方