浅谈如何做好公路工程监理档案资料的整理工作.docVIP

浅谈如何做好公路工程监理档案资料的整理工作 　　【摘 要】档案资料整理工作历来在工程建设中必不可少，档案资料作为工程项目施工过程的形象载体，有着重要的保存、查考和利用价值。而监理单位是工程质量主体之一，对工程质量终身负责，因此，做好监理资料的规整，不仅仅是监理工作的需要，更是责任所在。 　　根据本人在滨德高速公路项目中对监理档案资料的整理工作实践，认为要做好公路工程监理资料的整理工作，必须从以下几个阶段入手。 　　【关键词】公路工程；监理；档案；整理 　　一、充分认识工程项目监理资料整理工作的重要性 　　在整个公路建设过程中，现场监理内业资料是项目实施过程中对工程监督管理的原始记录，有着极其重要的作用，具体体现在以下几个方面： 　　首先，监理资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，作为工程项目竣工验收备案前必须审查的档案材料。 　　第二，它充分反映了监理在施工过程中对加强质量控制、投资控制、进度控制以及合同管理等方面所做的工作。也是对监理工作各项控制与管理工作的重要依据和文件凭证。同时可作为日后各类纠纷问题的原始依据。 　　第三，顺利、准确、完整、系统的做好竣工资料的整理，是工程验收工作中的重要内容之一。 　　第四，档案资料在工程建设完成之后，在使用、维修过程中同样有着有利的技术依据。 　　二、明确资料整理分工，加强资料分类管理。 　　（一）资料整理工作划分 　　根据档案资料整理办法要求，公路工程项目竣工文件材料的收集、整理与组卷按下列分工： 　　1、项目准备阶段的工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件，由交通主管部门和建设单位等承办机构负责收集组卷。 　　2、公路工程设计文件由建设单位负责组卷。 　　3、公路工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责组卷。 　　4、公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责组卷。 　　5、科研课题文件材料由承办单位负责收集、整理。 　　6、交通安全设施、机电系统项目文件材料由负责的施工单位负责收集、整理。 　　7、声像（照片）档案由形成单位按时间整理组卷。 　　（二）资料整理内容和分类 　　文件材料的整理必须按照施工中档案形成的规律，尽量维护其在的历史上固有的来源、时间、内容和形式等方面的有机联系，保持文件材料的原始性、准确性、系统性、完整性。 　　1、往来文件。如监理工程师与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和费用，以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存。 　　2、管理性文件。如监理工作指令、开工令、停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志以及与有关单位的来往文件等，按阶段、问题分类整理组卷。 　　3、依据性文件。如监理规划、监理实施细则等，在文件形成后连同批复文件成套一并组卷。 　　4、工作性文件，包含工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付、合同管理等文件，均要分别单独组卷。 　　5、监理日志：监理日志、监理人员所负责的工地及其职责范围内的主要工作都应记录。监理日志按时间先后顺序单独组卷。 　　6、监理月报，包括工作概况、工程进度、工程质量、工程费用及支付情况、工程延误及主要原因、存在问题或困难、重要纠纷和争论、异常天气情况等，按年度组卷。 　　7、过程控制资料，包括材料检验记录、现场施工旁站和巡视记录、工序验收记录、整改工程检查记录、监理独立抽检、抽查试验等，按分项分部工程排序单独组卷。 　　8、影像资料：随着工程进度应不断的保留各施工阶段的图片资料，以便对各阶段的施工情况核查。 　　三、加强组织领导，落实职责分工。 　　加强档案资料工作的管理是工程监理的客观最直接的需求，在监理业务档案的管理方面，需建立健全档案资料组织管理体系，明确管理原则和人员管理职责，真正实现档案收集、管理与工程建设同步。 　　（一）设置专职档案管理人员 　　根据档案资料管理工作的特殊性，为确保资料整理工作的连续性和系统性，要求监理单位在开工伊始就要设立专职档案资料管理人员，专门负责本项目监理部全部档案资料的管理，其具体工作是： 　　1）负责搜集、整理建设单位、设计单位等向监理单位提供的有关文件材料等； 　　2）负责收集本监理项目自身形成的需监理归档的资料，如监理规划、监理实施细则、监理月报、会议纪要、通知和指令等；以及在监理过程中形成的，监理单位下发的各类质量、进度、费用、安全环保等控制性的整改要求及记录等； 　　3）对各专业监理文件、资料的形成、积累、组卷和归档进行指导、监督和检查； 　　4）督促施工单位严格做好施工资料的归档、移交工作，按照国家和地方档案管理的要求做好资料归档工作； 　　5）按照相关档案管理的法律和法规，编制、汇总监理项目的档案目录和清单，并负责最终档案