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论文书档案的现代管理问题及对策 　　【摘要】随着社会形势的发展，提高文书档案管理水平，并能准确无误地提供档案信息，是适应当今新形势的前提，这是文书档案工作的新课题，使得文书档案管理的科学化，为档案工作揭开了新的篇章。为做好文书档案管理人员的工作任务，笔者以从事档案管理工作多年的经验，从文书档案管理中存在的问题结合实际工作谈谈现代管理档案工作的认识和对策。【关键词】文书档案管理对策 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 　　文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。而现代化的文书档案管理工作，是提升加强档案管理的质量和水平意义重大。 　　一、文书档案管理的特点 　　1． 文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体( 主要是纸质或实质) 记录下来，并分门别类地存放在挡案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上; 同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。 　　2．与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础; 档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。 　　3．文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议、责任书照片、录音、录像，以及各种电子档案等等这就形成了文书档案载体的多样性。 　　二、文书档案现代化管理的三个原则 　　1 保密原则 　　保密是文书档案管理、使用的最基本的原则。这一点在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦扩散，可能影响到本单位正当利益，在对外开放使用，特别是对国外、境外的开放使用时，一定要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫的马虎。 　　2 开放原则 　　在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥作用。要根据形势的变化和发展，及时提出有关文书档案解密的建议，可以解密的就要及时解密。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案，更要及时解密，积极提供利用。目前，要着重纠正那种不分主次、轻重，凡是进了我的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料，为需要者提供有效的服务。 　　3 服务原则 　　在新的形势下，文书档案管理部门要努力改变权力机关的作风，去除衙门习气，坚持服务的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。我们应解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。 　　三、现代文书档案管理中存在的问题 　　1．文书工作与档案工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。如: 用纸不达标，装订不规范; 版记不全，附件不规范; 文种使用不当，办理程序不规范; 原稿不齐全，编号不规范，等等。 　　2．人员偏少，并兼顾其他工作。一些单位的办公室里只有2 ～ 3 名工作人员，缺乏专职档案员。于是，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力