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如何做好工程档案资料管理 水利工程施工阶段工程技术资料 主要内容 一、项目文件简介（档案定义、组成等）。 二、水利施工阶段文件资料。 三、工程档案资料管理 （主要指施工单位档案形成、收集、整理、归档等） 档案的定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件 。 工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分：建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和水利部的共同要求。工程项目达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。 工程档案组成的文件为应归档保存的项目文件 项目文件定义 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 项目文件的分类 归档文件质量的基本要求 1、 归档的工程文件应为原件。 2、 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3 、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4 、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 归档文件质量的基本要求 5 、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6 、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmx210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。 7、 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 项目施工文件之收集 收集范围：反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。 具体到施工单位应当收集的文件资料分为四大类： 1、施工过程中形成的往来文件资料（包含施工组方案报审、批复、会议纪要等文件） 2、材料检测资料（原材料、中间产品） 3、质量评定资料（单元、分部、单位） 4、竣工图（包含设计修改及竣工图纸） 项目施工文件之收集 项目文件归档范围和保管期限表 《水利工程建设项目档案管理规定 水办[2005]480号》 项目施工文件之整理 本编所说的整理包含资料辩别、组卷、编目、装订 1、资料辩别是指在组卷时要对项目文件进行系统的分析整理、鉴别，确保归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。 齐全 是指一份文件材料在形成过程中不同的具有保存价值的版本及其附件要收集全； 完整 是指反映同一问题或阶段的文件材料收集要全面；（即在整个施工过程中所有的施工行为都能在资料中体现） 准确 是指文件材料是实际的真实反映，图物相符，文电一致； 系统 是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。 项目施工文件之整理（组卷） 2、组卷：以在本工程建设过程中形成的全部工程资料为对象，依据资料的类型、内容及载体形态的特点，结合工程建设阶段和工程性质，对全部工程资料进行统一分类，进行组卷，以便系统整理及综合管理。 案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 “案卷”涵义丰富，不仅仅是档案材料本身。案卷不是盒、册等概念。 项目施工文件之整理（组卷） 2、组卷原则： （1） 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 （2） 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 方法、a、 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；b、 竣工图可按单位工程、专业等组卷；c、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 立卷过程中宜遵循下列要求：a、 案卷不宜过厚，一般不超过40mm。b、案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 项目施工文件之整理（组卷） 卷内文件的排列 a、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 b、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 c、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 项目施工文件之整理（编目） 编目内容（编写卷内目录） （一）编写案卷页号； （二）卷内目录的编制； （三）卷内备考表的填写； （四）案卷封面的编制； 项目施工文件之整理（编目） 编目内容（编写卷内目录） （一）编写案卷页号； （二）卷内目