文件编写讲解讲解.ppt

4.4.4 环境管理体系文件编制 组织应以书面形式或电子形式建立并保持下列信息： 对管理体系核心要素及其相互作用的描述 查询相关文件的途径 文件编制的可依据的材料 1、GB/T24001-ISO14001环境管理体系 规范及使用指南标准及其附录 2、 GB/T24004-ISO14004环境管理体系 原则、体系和支持技术通用指南标准； 3、适用的环境法律法规及其要求； 4、组织的环境管理现状和初始评审报告； 5、组织现行的规章制度、操作惯例、规程和作业指引 文件编制的原则 1、系统性、完整性和逻辑性 ⑴整体出发，统一策划和规划 ⑵覆盖17个要素，体现各要素的功能和它们之间的相互作用； ⑶各级文件之间要逻辑关联、接口明确，结构合理，协调有序。 2、法规性和权威性 3、适宜性、符合性和可操作性 写到一定要做到，并确保其有效， 4、规范性和见证性 各个层次的体系文件应保持统一的文件格式，文件的编写、修订应经过严格的相应职能的评审、确认和审批过程 5、一体化思路的构想 编写方法 重要环境因素清单→4.3.3/4.3.4→4.4.6/4.4.7 ↓ 4.4.6/4.4.7 环境管理手册的功能和作用 1. 手册是对组织EMS的总体描述，为要素的进一步展开及程序文件提供了框架和原则规定，是纲领性的文件； 2. 手册阐述组织环境方针目标指标管理方案，反映体系重点需要解决的问题所在，反映组织环境管理方面的思路和途径； 3. 手册提供查询文件和记录的途径，即索引； 4 .手册通过明确组织各层次各部门和各岗位人员的职责和权限，为体系的运行提供必要的组织保证； 5 .手册还可对外展示组织的环境管理工作业绩并作出承诺，并证实承诺。 环境管理手册内容 内容包括： 1、环境方针 2、组织情况的介绍 3、环境因素和重要环境因素(附件） 4、适用的法律法规清单（附件） 5、环境目标、环境指标和环境管理方案（附件） 6、环境管理、运行、审核评审工作人员的主要职责、权限和相互关系 7、环境管理体系要素描述 8、关于手册的编制、修改和发放的管理规定 9、与主要运行控制程序的关系和查询的途径 10、附件材料（环评报告、“三同时”验收报告等等） 环境管理手册的格式 没有统一要求。一般为： 1 手册开头部分 封面：标题、有效版本编号、发布日期、编制、审核和批准人员和日期、受控状态 目录：各章、节和附录的题目和号码 发布令 环境方针 依据、目的、意义和承诺、适用范围和应用领域、最高管理者签名、失效和签署日期 管理者代表任命书 前言（组织简介） 评审、修改、批准和发布等控制规定和保密要求 2 手册正文部分 总则和编制手册的目的、适用范围和用途 引用标准 术语和定义 17个要素的描述：目的、适用范围、职责、控制要求、相关文件 3 附录部分 清单（环境因素、法律法规、文件） 目标、指标、管理方案 组织机构图、EMS组织机构图、要素职能分配表 图表 编写要点 突出要素的地位、作用和相互关系 主要从目的和效果两个层面入手，抓住重点环节给予阐述 各体系要素职责应与4.4.1要素中各部门职责统一一致 重点突出，避免篇幅过长 使用统一的标准术语和定义 对无程序要求的要素，在手册中叙述清楚，对有要求的要素，可简要描述 充分依据标准，尽量贴近组织的实际操作情况 程序文件 ——为管理手册的支持文件，是对各项环境活动采取方法的具体描述，可视为组织内部强制执行的法规性文件。 ——内容上可涉及一个要素或要素中的一部分，也可以是几个要素相关联的一组活动。 ——基本内容包括目的、范围、活动的相关职责、何时、何地做什么、如何做、采用方法以及如何对活动进行控制何记录等。 ▲程序文件应确保组织的环境活动始终处于程序化何文件化的受控状态。 程序文件内涵和作用 程序文件包含环境管理体系中一个逻辑相对独立的内容，针对的可以是一个要素、要素的一个部分或几个要素相互关联的一组活动 侧重于规范要素或活动的职能和控制要点，一般不涉及纯技术细节 程序文件是对手册的进一步细化和展开 程序文件的有效实施能够充分体现组织环境体系的强大功能，一般由组织根据实际情况自行决定。 程序文件是组织内部科学的管理制度 程序文件的内容及格式要求 1、文件编号和标题 2、目的和适用范围 3、术语和定义 4、职责和权限 5、工作程序 6、相关文件 7、相关记录和报告 程序文件编制要点 1、充分利用现有程序 2、全面策划、通盘考虑，把握程序文件之间的系统性和相关性 3、注意可操作性 常用程序文件的编写要点 4.3.1 明确环境因素调查的相关职责; 明确环境因素的调查范围; 环境因素调查的原则(3时态\3状态\7种类\1过程) 环境因素调查的具体方法、相关要求（人员要求和注意事项） 调查结果的汇总和确认（包括职责和方法