文员工作职责培训讲解.doc

办公室文员培训课程 一、培训内容： 1、文员的基本意识 2、文员的业务知识 二、培训目的 统一做法、达成共识、完善管理 培训对象：公司全体文员 培训时间：2小时 培训地点：21楼培训室 六、 课件制做人：向琼 2012年元月 培 训 目 录 一、基本意识 （一）文员与领导的关系 （二）文员的工作职责 （三）基本礼貌、礼节、仪表、仪态 （四）文员的管理制度 （五）如何做办公室文员 二、业务知识 （一）公司基本情况的了解 （二）公司经理及部门经理人员姓名及常用电话 （三）公司各部门的了解 （四）办公室的构成 （五）办公设备的使用 （六）办公室电话的转接及传真的发送 （七）会议安排与组织 （八）档案管理 （九）印章管理 一、基本意识 1、文员与领导的关系（工作上的服务关系） 作为公司的领导和上司，处理的事情很多，肩上的压力很大，身为领导的辅助人员——文员，就成了领导的左膀右臂，作为领导的参谋和助手，最重要的就是做好服务工作，为领导解除后顾之忧，为领导服好务是文员的工作职责，它主要体现在帮助领导处理一些日常事务性的工作，如办文、办会、办事等等。 文员的工作职责 2.1 在部门经理领导下负责公司各种文件、信息资料的搜集、传递、整理和存档； 2.2负责公司有关文件的签收、发送、打印、分发、复印、存档； 2.3组织和安排公司、部门负责人主持召开的部门会议，做好会议记录，打印并发送至有关部门和领导； 2.4负责公司办公设备及财产的维护、物品领料工作； 2.5协助部门经理做好上传下达、催办、提醒等工作； 2.6做好部门与部门之间的协调与沟通工作； 2.7负责本部门的考勤记录和日常管理工作； 2.8负责办公环境的卫生保洁、地面干净、物品摆放整齐； 2.9负责来访人员的接待； 2.10严格执行档案保密制度； 2.11完成上级交办的其他临时性工作。 礼貌、礼节、仪表、仪态 礼仪、礼貌是人际关系中的润滑剂，是文明的标志，优秀文员必须具备一定的礼仪素质，了解掌握礼仪、礼貌，恰到好处的运用礼仪礼貌，才能胜任自己的本职工作，它是建立良好人际关系的基石，如与上司、与同事、与朋友、与家人、与熟悉和不熟悉的人。 3.1礼貌礼节 做到十字文明用语不离口（您好、请、对不起、谢谢、再见）。 （1）当见到客人或公司领导应主动上前称呼并问好，声音要洪亮、态度要恭敬友好； （2）与客人或公司领导说话时，应保持目光接触、面带微笑、落落大方； （3）需要打断客人或领导谈话或工作时，不可贸然打断，应先说“对不起”； （4）上下楼梯、电梯或在路上与客人或领导相遇时，应主动让路给客人或领导，在电梯上硬住开关键，让客人先行； （5）工作或谈话时，看见客人或公司管理领导走上前来，应马上停止手上的工作，主动问好，提供帮助，（若客人或领导同时来到，应一客人为先）； （6）进门前应先敲门，经允许后方可进入，进入后不可乱翻东西； （7）同事之间亦要相互问好，点头微笑。 3.2仪容仪表 发型整齐美观，不得染发，保持前不遮眼，后不过肩，长发必须用发网速好，不能披头散发； 不得留长指甲。指甲不能涂指甲油； 不得待怪异的手镯、项链、耳环； 着装上：工作期间一律工作服（或正装），佩戴工牌，干净整洁。 文员的管理制度 严格遵守公司的一切管理制度，工作期间7不准，即不准擅自离岗、不准打私人电话、不准看与业务无关的书籍、不准闲聊会友、不准吃零食、不准收听（收看）音乐、电视、视频、不准大声喊叫； 工作期间穿戴干净整洁（衣扣必须扣好），大方得体； 发型整洁美观，不得染发，女员工长发必须用发网扎好，前不遮眼，后不过肩，不准披头散发，男员工前不遮眉，后不盖领，侧不过耳； 不得留长指甲，不得涂指甲油； 按时上下班，不准迟到、不准早退（最好提前上岗，最后离岗）、当天工作当天完成，不准拖延； 尊重上司、团结同事，做到互相礼让，文明待人； 保持办公室良好的工作环境，有效控制办公用品的成本控制，不准出现浪费现象； 明确自己的工作职责； 了解部门或办公室的基本情况（如各部门主要领导电话、联系人电话、部门电话），便于很好的工作，多问、多学、多请教，全面了解企业文化和宣传资料。 参加公司的各种培训和学习、会议，积极参加公司集体活动； 严格执行档案保密制度，未经部门负责人通知或同意，不得将公司的政策向员工宣传，离开办公室时，一定要将办公室桌面上的文件资料收起来，妥善保管存放好，以免外泄。 如何做好开发公司、项目部文员 开发公司（项目部）文员肩负着公司上下及内外沟通的纽带，伴有内务总管的角色，文员工作质量的高低，直接影响到部门甚至整个公司的工作进展，必须做到以下几个方面：