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文件控制培訓 文件控制及ISO9000基礎知識培訓資料 第一部分 文件控制 一﹑概念 ---文件化就是要將質量管理體系以文字形式表述出來﹐形成一套書面的文件體系。 ---是企業各項質量管理工作的基礎﹐也是企業質量管理體系運作的規范性依據。 二﹑作用一 編制和使用文件是一項高增值的活動﹐認真地實施適宜的文件﹐可控制產品質量﹑提高工作效率﹑降低質量損失﹑不斷完善體系﹐增加經濟效益﹐獲得信譽上的無形資產。 1.通向質量的交通圖 ---界定了職責和權限﹐處理好了相互間的接口﹐使質量管理體系成為職責分明﹐協調一致的有機整體。 ---給出了最好的﹐最切實際的達到企業質量目標的方法。 ---文件作為企業法規通過認真地實施﹐可達到預期的目標。 二﹑作用二 2.審核的依據 ---証明過程已被確定 ---程序已被認可并已得到展開和實施 ---証明程序已處于更改控制中 3.質量改進的保障 ---依據文件確定如何實施工作及如何評價業績 ---增強了更改效果的測量結果的可比性和可信度 ---把質量改進的結果納入文件﹐變成標准化程序時﹐可使成果得到有效地鞏固 二﹑作用三 3.平衡培訓和需求的作用 ---文件可作為培訓全體員工的教材 ---尋求文件內容與技能和培訓內容之間的適宜平衡 ---保証認真地實施質量體系﹐并開展審核可促使質量體系上升和優化。 對內﹕是活動准則﹑培訓教材﹑追溯評証。 對外﹕是形象展示﹑認証依據。 三﹑特點一 1.法規性 ---文件一旦被批准實施就必須認真執行 ---文件如需修改﹐必須按規定的程序進行 ---文件是評價質量體系實際運作的依據 2.唯一性 ---一個企業只能有唯一的質量體系文件系統 ---一項活動只能規定唯一的程序 ---一項規定只能有唯一的理解 ---任何地方不得使用文件的無效版本 三﹑特點二 3.適用性 ---無需統一格式 ---無標准文本 ---追求適用性不拘一格 ISO9001:2000版之0.1提出﹕ “統一質量管理體系的結構或文件不是本標准的目的” 四﹑文件的層次 五﹑基本要求一 1.系統性﹕構成有機整體﹐確保方針目標實現 ---公司應對其質量體系中所有要求有系統﹑有條理地制訂相應的目標和程序 ---所有文件應按相應規定方法編輯成冊。 ---各層次文件應分布合理﹑相互協調。 ---各文件應涉及質量體系的一個邏輯上的獨立部分。 2.協調性﹕協調企業方方面面工作﹐使之得到有效實施 ---體系文件所有規定應與企業的其它管理規定相協調 ---體系文件之間應相互協調 ---體系文件應與有關技朮標准﹑規范相互協調 ---應認真處理好各種接口﹐避免不協調或職責不清。 五﹑基本要求二 3.確定性﹕排除人為隨意性﹐保持質量穩定 ---文件實施前要得到批准 ---文件修改要按規定程序予以控制 ---使用場所只有一個有效版本 4.法規性﹕組織的行為准則﹐人人必須遵守 ---文件以發布令(手冊)形式發布 ---不同文件有相應不同責任人批准 ---重要文件修改要通過管理評審 五﹑基本要求三 5.可操作性﹕符合客觀實際 ---該說到的一定要說到 ---說到的一定要做到 ---做以的一定要提供客觀証據 ---文件是依據企業實際編寫的 6.唯一性﹕不能有多個版本﹐不能相互矛盾或重復規定 ---一個組織只能有唯一的質量體系文件 ---通過清楚﹑准確﹑全面﹑簡單扼要地表達形式﹐實際唯一的理解 ---決不允許同一事項有相互矛盾的多個文件同時使用 五﹑基本要求四 7.適宜性﹕文件的評審程度與組織規模及產品復雜程度有關。 ---遵循”最好﹑最實際的方式”原則編寫各類文件 ---所有文件規定都應保証在實際工作中能完全做到”任何時候﹐任何組織都適用”的文件是不存在的。 ---編寫文件一定要依據標准要求和企業的實際 ---發現文件不適宜應立即按規定程序修改。 8.制衡性﹕權力制衡避免質量體系過分依賴于某一領導者。 ---不同組織﹐不同崗位有不同的職責和權限。 ---組織內要建立適當的溝通過程﹐確保質量管理體系能得到有效性溝通。 ---內審﹐管理評審已成了一個管理手段。 六﹑注意事項 -- 防止不切實際的高要求 -- 發動各職能部門分頭制訂 -- 制訂清單﹑防止遺漏多余 --要有計划 --加強協調﹑防止重復﹑減少返工 -- 熟悉標准﹑尊重企業實際 --口徑一致﹐盡可能相互兼容﹑避免相互矛盾 --若有更