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招标项目档案资料管理 一、档案资料 招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。 二、归档及备案时间 总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。 监管机构资料备案时间： 序号 项目类型 监管机构 最迟备案时间 备注 三、档案资料的整理 1、电子资料 电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。 2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。 2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。 实施时间 11.06 HNZK 11111 招标人名称 项目名称 1/1 保存期至： 2.2湖南省政府采购项目档案资料 档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料： 2.2.1盒内目录 2.2.2备案资料 2.2.3招标文件 2.2.4投标文件正本 2.2.5中标通知书 2.2.6资料移交登记表 2.2.7客户反馈意见表 2.2.8其它资料 成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。 公开招标采购归档盒内目录 招标编号：HNZK- 项目名称： 序号 公开招标采购归档内容 份数 保存位置 页码 备 注 1 采购计划申报表 2 采购需求表 3 委托代理协议（或合同） 4 进口产品采购申请及论证 5 招标文件论证资料 6 采购人对招标文件的确认资料 7 招标文件（可另册装订） 8 招标公告（附打印的网页） 9 招标文件发售资料 10 澄清修改资料 11 评审专家抽取记录 12 投标文件递交登记表 13 开标唱标记录表 14 评标委员会签到表及有关工作人员签到表 15 评审专家评审承诺书 16 评标实施细则 17 评审报告 18 评审专家评审工作情况记录表 19 投标人投标文件正本（可另册装订） 20 采购人对评审结果的确认资料 21 中标公告（附打印的网页） 22 中标通知书 23 质疑投诉处理文件 24 采购合同 25 政府采购合同验收报告单 26 废标情况记录 27 资料移交登记表 28 客户反馈意见表 29 其他有关的重要文件 项目负责人： 日期： 邀请招标采购归档盒内目录 招标编号：HNZK- 项目名称： 序号 邀请招标采购归档内容 份数 保存位置 页码 备 注 1 采购计划申报表 2 采购需求表 3 委托代理协议（或合同） 4 变更采购方式申请及审批文件 5 采购人对招标文件的确认资料