某重大工程项目档案整理信息化简易方案详解.docVIP

某重大工程项目 档案整理方案 某公司 ****年月日 项目需求 项目建设背景 某建设公司是某集团（隶属于国有投资公司）的全资子公司，注册资本人民币***万元，公司投资建设的郑州某标准化厂房项目总投资约**亿元。办公地点位于郑州综合保税区。 根据公司的发展和规划，项目至今竣工在即，已经积累了大量的工程档案资料。但是由于前期种种原因，至今没有完善的档案管理体系，也没有对档案进行核查和整理，而作为重大项目，必须在规定的时限内完成档案的移交工作。这对公司的档案管理工作提出了新的挑战，我们需要在尽可能短的时间里完成档案信息化的建设，完成档案收集工作，按照省市档案标准整理到位，及时移交档案。 随着项目完工时间的临近，针对大批量的工程档案，如果没有一套科学的合理的管理系统和完善的档案管理体系，就不能完成档案信息化建设，更会影响项目的顺利交付。因此，某建设公司的档案信息化建设迫在眉睫。 项目基本情况 公司的档案管理，。 （1）公司已有部分接收的工程档案，约有700卷，目前存放于新区，没有清点和整理，不知道是否完整； （2）公司没有档案管理系统、没有档案管理制度、没有项目分类方案、没有档案相关设备和耗材； 3）部分工程档案还在施工单位和监理单位，没有移交，没有接收清单，无法确定移交档案是否完整； （4）因公司临时在港区办公，档案管理比较分散，查询档案比较繁琐。 项目建设需求 整体需求 某建设公司拟建的综合档案室，需要完成以下相关工作： （1）制定相关制度，针对档案的收集、接收、整理、管理、保管、移交、借阅制定相关制度，做到有制度可依； （2）建设“电子档案信息管理系统”，管理文书、科技、工程、设备等相关档案类型。需要管理全部条目信息和部分重要的电子文件。通过网络建设，争取通过管理系统进行远程查询，提高工作效率。 （3）采购相关档案管理设备和耗材，比如档案柜、计算机、扫描仪、加湿除湿设备、统一的档案盒等。 （4）针对已接收的档案进行分类整理，查漏补缺，按照郑州市城建档案馆要求进行收集整编。 （5）针对施工和监理等单位未移交的档案进行收集，并严格把控数量和质量，争取一次性收集整齐。 （6）对部分重要的档案进行电子文件上传和数字化扫描，完善电子档案管理。 档案管理系统需求 某建设公司拟建的“电子档案信息管理系统”将对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理水平；使档案信息资料在局域网或广域网上按照一定的授权机制进行有序的发布，提高对档案信息资料的利用水平；对各种类型电子化资料的流转过程进行实时监控，提高办公工作效率。 软件系统功能应满足以下基本要求，但不仅限于此要求。需要成熟、稳定、实用简便的电子档案信息管理系统。系统应具有安全性、操作方便、可扩充性好等特点。系统建设在技术实现上应遵循成熟性和先进性原则。主要应包括系统设置、管理维护、数据录入、查询检索、整理编目、档案编研、借阅管理、统计报表、鉴定销毁、数据转换、转储备份、协同用户管理等功能。 系统应有一定的领先性，在3到5年内不落后。 组织管理和制度需求 公司应建立档案管理网络体系。需要定期组织档案员专门培训，学习档案管理业务知识，严格工作制度，管理制度，检查落实岗位责任制，使各级管理人员工作有目标、有考核。 为了更好地贯彻执行国家档案工作法律、法规，依照《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《河南省档案管理条例》、《重大建设项目档案验收办法》，结合某建设公司公司的实际，需要制定档案接收制度，档案立卷制度，档案归档制度，档案保管制度，档案工作保密制度，文书、科技档案借阅制度，图纸变更制度，档案统计制度，库房管理制度，档案鉴定制度，档案销毁制度，档案利用制度、档案员岗位责任制等，需要建立健全档案工作制度体系。 档案设施设备情况 公司档案室按照档案目标管理要求，使综合档案室达到了库房、阅文室、办公室三分开的要求，满足目前和今后一段时间档案工作发展的需要。按照库房建设的要求，安装空调、温湿度测试仪、防盗门、除湿机，配备灭火器材，制作各种工作制度牌匾。 在库房建设方面，购置档案柜，配备了空调、除湿机、消毒柜、计算机、打印机、复印机、缝纫机、装订机、裁纸机等设备，基本满足纸质档案管理的实际需要。 项目工程档案整理规范及要求 国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定 1、郑州市人民政府令 2009第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条） 2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》 3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》 4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》 参建各方档案工作职责 1、工程代建单位（我公司）应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管