电子文件归档与管理讲解.ppt

（一）电子文件的接收 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《电子档案移交与接收登记表》。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。 四、电子文件的接收与保管 （一）电子文件的接收 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。 （二）电子文件的保管 1、 保管要求： （1）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 （2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 （3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 （4）环境温度选定范围:17℃～2O℃；相对湿度选定范围:35%～45%。 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。 （二）电子文件的保管 磁性载体 应存放于防磁柜中 （二）电子文件的保管 2、有效性保证 1、归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。 （二）电子文件的保管 2、有效性保证 2、对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。 3、对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 4、档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。 （二）电子文件的保管 3、数据的迁移 迁移指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。 迁移是随计算机软硬件变化适时改变数字信息格式 的一种处理过程，其要求软硬件具有良好好兼容性，能够读取多种格式，并保证迁移的内容真实和使用功能。 迁移技术是保护数字信息长期存取的有效选择。 （二）电子文件的保管 3、数据的迁移 对库存电子档案进行迁移操作前，档案部门应会同技术部门制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。迁移工作完成后应填写《归档电子文件迁移登记表》。 （一）电子文件利用的特点 1、电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要的人共享； 2、电子文件具有良好发复用性，重复利用不会留下老化的痕迹； 3、电子文件利用可能采用交互式，为用户提供各种形式灵活的需求服务； 4、电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能； 5、电子文件可以使用者不受时间的限制，随时利用自己所需要的电子文件信息。 （二）电子文件利用的方式 在线利用和非在线利用 1、在线利用即是在网络上进行电子文件的利用活动。其包括了： （1）计算机网上阅览 （2）网上复制 （3）在线或网上咨询 （二）电子文件利用的方式 在线利用和非在线利用 2、非在线利用即是利用者不通过网络在计算机上直接阅读或利用电子文件。这种方式在各机关档案室使用比较普遍。其中包括： （1）计算机单机阅读 （2）提供电子文件拷贝件 （3）缩微阅读 （三）电子文件利用的管理 1、使用权限的审核 2、提供利用拷贝的回收 3、利用中的安全措施 4、利用登记 5、利用统计 （四）电子文件利用的安全管理 电子档案利用的安全与保密，比纸质档案更加难以控制。因此，应特别注意以下几点： （1）利用方法应视用户的情况而定，不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法。 （2）依据电子档案的密级，进行有效管理，一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制的方式提供利用，对于提供利用的复制件制作，必须在有效控制下进行。查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经