第4章__办公用品和设备管理祥解.ppt

4.2.2传真机使用和管理 1.传真技术概述 问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真技术基本成热，第二次世界大战前后开始商用，进入20世纪90年代以来，传真技术随着世界新技术的不断发展，产生了光电技术及其器件的更新。光传真机也应运而生。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 新型数码传真机 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 2.传真机的操作方法 （1）传真准备 ①调整传真机的工作状态 ②装纸 记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧； 记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前要将纸卷取出； 注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头（没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划痕的一面为正面）。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 ③原稿 凡出现下列情况之一的原稿都不能使用： 大于技术规格规定的最大幅面的原稿； 纸张厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿； 纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。 ④放置文件 一次放置的文件页数不能超过规定页数； 文件正反面按要求放置； 文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方； 送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前端要摞成楔形。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （2）试运行 通常采用复印（COPY）方式，检查传真机是否能够正常工作。 复印的具体操作步骤如下： ①接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”（READY），或检查指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以发送或接收。 ②将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 ③选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8线/mm，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示。 ④原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。 ⑤最后按复印（COPY）键。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （3）发送方式 发送文件前不通话，操作步骤如下： ①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声) ④按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件； ⑤挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告； ⑥根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 发送文件前需要通话，操作步骤如下： ①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③选择扫描线密度和对比度； ④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答； ⑤双方通话； ⑥通话结束后，由收方先按启动键； ⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件； ⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 发送操作时的注意事项 ①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出； ②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿； ③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作； ④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公