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河北庚安矿业有限公司
公文管理办法
第一章 收文办理
第一条 凡公司各部室、所属煤矿呈送公司或需公司领导阅知、批示的请示、报告、情况反映、工作动态等综合类公文,统一报送综合办公室,由综合办公室统一进行登记,填写“来文登记处理卡片”,由综合办公室主任根据公文内容提出分办意见,报公司领导阅示。
各部室要求所属煤矿直接报送、不需公司领导批示的具体工作方面的公文,直接报各部室阅处。
第二条 各上级部门或同级部门及省安监局、煤监局、国土厅等有关部门来文,一律由综合办公室填写“来文登记处理卡片”,由办公室主任提出拟办意见,按程序报公司领导批示或转有关部室阅处。
第三条 公司领导、各部室参加各种会议或通过邮寄、直接派人取回的各级各类公文,统一交综合办公室,不得私自保存或流转,由综合办公室填写“来文登记处理卡片”进行处理。
第四条 经董事长或总经理批示需公司其他领导或相关单位传阅的公文,由综合办公室分送有关领导或相关单位传阅。传阅人阅后退回综合办公室继续传阅,不得直接转下一传阅人。
第五条 “来文登记处理卡片”由综合办公室保管使用,其他各部室一般不得直接加笺向公司领导呈报。
第六条 综合办公室负责按董事长、总经理批示意见将文件转发至相关部室,相关部室接办文件后,由负责人在文件处理单中“处理结果”栏内签字,并注明时间。若部室主要负责人外出,由接办文件的部室工作人员签字,部室工作人员应及时请示分管副总经理并按分管副总经理意见办理;需向省委、省政府、省国资委、省国控公司、省国控矿业公司等上级或有关单位反馈办理结果,以及向所属煤矿回复批复意见的,由有关承办单位另行拟定“情况报告”(见附件)报领导批示。
领导批示文件没有特殊要求时,由相关部室单独处理时,办结时限为三日内。
第七条 办结后的批示文件由综合办公室及时归档备查,对需要办理的重要文件,由综合办公室负责督办。
第二章 发文办理
第八条 起草文件。各部室凡以公司名义发文,必须认真填写公司统一印制的发文稿纸。文稿拟好后,首先由拟稿人签字,经本部室负责人审核签字、综合办公室审核后,报分管副总经理、总经理、董事长逐级签发。
文稿审核会签后,综合办公室负责留存领导签发发文稿纸原件并依此正式行文、用印。
第九条 发文字号。发文字号是指制发公文的顺序号,目的是便于存档和备查。
凡以公司名义制发和转发的文件,按照业务范围分别由有关部室拟稿,由综合办公室统一印制、发放、存档,盖公司公章。发文文号由综合办公室统一排列,具体划分为:
(一)向省国控矿业公司及其他上级机关报送的文件统一列为“冀庚安矿业呈字[20**]第*号”。
(二)向同级单位或其他外单位出具的文件统一列为“冀庚安矿业字[20**]第*号”。
(三)公司内部发文按照主办事项类别区分文号,如行政事项的文件,文号为“冀庚安矿业办字[20**]第*号”;如人力事项的文件,文号为“冀庚安矿业人字[20**]第*号”等等。
第十条 上报文件。以公司名义上报文件,由承办部室负责按上级要求起草,办理相关审核手续并经综合办公室行文、用印后直接报送。
第十一条 凡以公司名义发文,其正文首页必须使用“河北庚安矿业有限公司文件”版头纸。
第十二条 发文的其他要素
(一)附件。公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识。附件如有序号使用阿拉伯数码,如“附件:1、*******”,附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号。
(二)联系人。需明确联系人的申请、请示、报告类公文,要在文后注明联系人姓名与联系电话。
(三)成文时间。用阿拉伯数字或中文数字将年、月、日标全。
第三章 文件传阅
第十三条 文件传阅要做到及时、准确、安全、保密。
第十四条 应当传阅的文件要依据“来文登记处理卡片”领导批示意见,统一由综合办公室用文件夹分送传阅。
(一)时限要求:急件为24小时内,普通件为48小时内,信息类为一周内。
(二)落实要求:公司领导及相关部室负责人阅文后,要在处理结果栏目上签明处理结果,即办理情况、阅处人、日期等。
(三)传阅中,不得随意抽取文件据为已有,若属本部室确需保存的文件,可复印保存。
第十五条 综合办公室作好传阅文件的记录,随时查阅和督促传阅工作正常开展及相关工作落实。
第十六条 文件传阅完毕后,由综合办公室实行分类保存,并依据《档案管理办法》提供查阅。
第四章 内部呈批
第十七条 各部室以书面形式向公司领导汇报工作或请求批准有关事项,必须使用公司统一格式的“情况报告”,履行内部呈批程序。
第十八条 内部呈批文件的处理
(一)各部室上报的“情况报告”,由上报部室直送分管副总经理,分管副总经理签批后直接由该部室办理。属分管副总经理权限之外的,须由该部室直接呈报
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