质量记录及档案管理操作指导书！.docVIP

质量记录及档案管理操作指导书 编辑 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 规范公司质量记录及档案的管理，确保质量记录保持清晰、易于识别及检索以提供符合要求和保证质量管理体系有效运行的证据。 适用范围 适用于质量记录及档案的收集、分类、标识、利用、销毁及归档。 术语和定义 质量记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。 档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的资料总称。 项目部：代表发展商进行现场施工过程监督管理，产品中心现称为“项目部”，分公司现称为“工程部”。在本工程管理制度中统称为“项目部” 设计管理部：负责项目的概念设计、规划设计、施工图设计、景观设计、室内设计，以及负责与图纸有关的技术管理工作。产品中心现称为 “产品技术部”，分公司现称为“技术部”。在本工程管理制度中统称为“设计管理部” 成本管理部：全面负责项目的建安成本管理，包括目标成本的制定、动态成本管理、工程结算、合同管理等。产品中心现称为“合同造价部”，分公司现成为“预算部”。在本工程管理制度中统称为“成本管理部”。 营销管理中心：负责所有项目营销策划和销售管理 物资公司：负责材料采购管理 行政部：负责公司行政管理、文件及档案管理等 职责 各部门 负责本部门质量记录及档案资料的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。 向行政部移交记录或档案。 行政部负责对应归档质量记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和管理。 各部门经理：批准对质量记录的处置。 行政部总经理：批准对公司档案及记录的处置。 工作程序 质量记录及档案资料的收集 各部门负责对本部门日常工作中形成的质量记录及档案资料进行收集，并编制部门《质量记录目录》。 按《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》（附表二）中的规定按时进行处理。 需要控制的质量记录 所有体系文件中产生的质量记录均需要受控。 质量记录的形式，可以是纸质文件或电子文件。 质量记录及档案资料的标识 行政部及各部门负责对各自保管的质量记录及档案资料编号，编号规则见《技术文件控制操作指导书》。 质量记录及档案资料的日常管理： 质量记录要登记详细信息，并编制《质量记录目录》，以便检索利用。 质量记录及档案资料要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 公司档案原则上只对公司内部人员按级别开放，查询及利用质量记录及档案资料原件需先由借阅人填写《档案原件借阅申请表》，经相关人员审批（参见附表一）同意后，方可进行查阅及利用。 附表一：档案利用审批权限一览表： 资料类别 内部借阅 外部借阅 外部借用 部门质量记录 部门资料负责人员 部门经理 经行政部分管领导批准。 公司档案资料 行政部经理 行政部负责人 质量记录的清理、移交及销毁 各部门在收到质量记录时按《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》的规定进行处理，表中移交范围外的质量记录，由各部门自行编号保管，并分年度整理立卷，以备查考。 各项目部保存的质量记录和档案在项目结束后进行系统清理，编制《文件交接登记表》，移交物业公司(部门)存档。 行政部对保存的质量记录及档案资料确定保管期限，在达到保管期限时，组织鉴定，无保存价值的，编制《文件销毁审批清单》，经行政部主管领导批准后方可销毁，审批清单作为永久档案保管。 支持性文件 《质量体系文件控制规程》 相关记录及表格 《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》 《质量记录目录》 《文件交接登记表》 《档案原件借阅申请表》 《技术文件销毁审批清单》 质量记录目录 存档部门 编号 质量记录名称 文件交接登记表 卷号 编号 名称 页数 移交人： 接收人： 交接日期： 档案原件借阅申请表 申 请 人 部 门 借阅档案名 称 1． 档案编号 页数 2． 3． 借阅