第5章行政办公管理制度(选用版).docVIP

第5章：行政、办公管理制度 一、行政部组织架构图 适用150人左右中小企业 二、行政经理职责 职位 基本 信息 单位名称 行政部 行政经理 中层主管 总经理 行政总监 主持公司行政、人事、后勤、安全等各项行政管理工作 职责一 职责表述：全面负责办公室曰常工作 　　工作任务：组织制定办公室年度、月度工作目标及工作计划，并组织实施;负责参加总经理办公会、重大业务会议，并负责记录;负责督办、检查总经理办公会及部门经理例会决议的执行情况;组织起草公司重要文件，定期提交公司工作简报；组织起草公司各项管理规章制度并监督实施；负责组织外事接待活动，妥善处理各种对外事务；审核、控制公司办公费。 职责二职责表述：组织公司安全工作危机管理工作及外部投诉处理。 　　工作任务：主抓公司安全和组织公司危机管理工作，包括危机预防、危机发生时的及时处理及；组织公司外部投诉处理工作，并协调相关部门解决职责三　　职责表述：协调公司各部门之间的关系。 　　工作任务：负责组织各部门的信息传递工作，保证各部门信息沟通顺畅；协调各部门的工作行为，使工作流程顺畅，实现共同的战略目标；负责公司的年终总结工作，包括会议安排及跟催各部门编写总结报告职责四　职责表述：负责公司公共关系建设 　　工作任务：代表公司与相关部门、上下级单位往来，保持与政府部门及相关企业的良好合作关系；协调公司与政府部门及企业的关系；负责组织公司企业文化建设，提炼和宣传企业理念，举办各种活动，促进员工凝聚力。职责五 职责表述：内部组织管理。　　工作任务：负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况；评价考核下属员工工作完成状况；控制部门预算使用情况。 六 职责表述：接待工作 工作任务：负责接待一切来访人员，并与工作需要要求相关部门工作接洽；做到事事不耽误，无事不打扰。 职责七 职责表述：代理人事专员全部工作，包括人事招聘、管理、考勤审核、培训、考核等工作。三、办公及办公环境管理 文件名称 办公及办公环境管理 目的 为营造良好的工作环境，树立工作室的形象，特制定工作室卫生管理条例如下： 各办公室通用 职责 行政部负责监督检查。 办公环境管理 为了搞好办公室卫生，确保提供一个良好的办公环境各办公室卫生由本办公室工作人员自觉打扫。 总经理办公室卫生工作由行政部安排文员轮流打扫。 每周六或重大节日、重要客访时，在行政部门领导下对公共办公环境进行清洁大扫除。 行政部有权对各部门办公环境进行检查，发现办公环境不清洁，有权开列《员工奖惩单》对该部门员工进行处罚。 办公室内严禁吸烟、酗酒，违者严惩不怠。 走廊地面无纸屑、痰迹、烟蒂等污物；打扫完毕后，工具要物归原处，存放整齐。 定期对办公区、走廊、卫生间进行消毒，保证员工工作环境健康。 办公管理 因正常办公需要请购小金额办公用品时，各单位、各办公室填事《请购单》经部门主管审批后，交采购部统一采购和入库，请购部门凭请购单到仓储部领用。 因正常办公需要请购大金额办公用品时，各单位、各办公室填事《请购单》经部门主管审核总经理批准后，交采购部统一采购和入库，请购部门凭请购单到仓储部领用。 各部门之间因工作需要，需请其它部门配合、协作完成任务时，填制《联系单》，经协作单位主管签字同意后，交安排协作单位下属执行。 协作单位下属评估协作完成时间，将《联系单》签回申请单位。 协作单位不同意协作给申请单位工作造成影响时，申请单位可找行政部申诉，行政部申诉无效可找总经理申诉。 请求单位不能直接到协作单位指挥协作单位下属配合办事，由此引发扰乱生产秩序之事谊，由请求支援单位主管负责。 请求单位主管申请支援单位主管支援工作人员到本单位工作，零时配合完成生产或相关任务时，填写《员工借调单》，经协作单位主管同意，借调员工支援本单位工作，支援人员到本单位借调期间纳入本单位正常管理。 申请单位无权直接命令其它单位正常工作人员为本单位服务。 编 制 审 核 核 准 四、工作例会制度 文件名称 工作例会制度 目的 为总结公司阶段性工作情况，调整和部署公司下一阶段工作，及时解决发生的问题，实现员工的有效沟通，公司和各部门实行工作例会制度。 范围 全公司 职责 行政部负责主持行政例会 生产部负责主持生产例会、品管例会 总经理主持公司例会 周会： 出席单位：各部门主管，生产主任、班组长等。 各部门主管每周五主持本部门例会，总结上周工作和规划下周工作计划。 每周六下午二点，由总经理在公司办公室主持招开公司管理会义。 各主管参加月会时填好【月会计划总结报告表】；向会议主持人报告上月工作要点，下月工作计划，及要求相关部门配合要点，由主持人统一调度下月重点工作。 总经理布置各部门下阶段工作任务，会后，行政部整理【周会记录】，呈总经理签字后发给各