第七章会议评估与会后落实.ppt

● 会场善后工作 ● 会议文件的清退与立卷归档 ● 会议经费结算 ● 会议评估 ● 会议总结 封闭型问卷的优势: 被调查者回答的问题标准化程度高，其资料有利于统计，对不同的研究对象可做出对比分析；由于有目的地列出了备选答案，为被调查者提供了思考依据，容易回答。 封闭型问卷的劣势: 由于对问题的答案进行了限定，没给回答者留有发挥其创造性或自我表达的机会，难于深入地发现和探究一些特殊问题和探询到特殊群体的意见和观点。 （三）会后评估内容 （1）会议记录是否记录完整并请有关负责人过目、签署 （2）是否需要印发会议纪要； （3）会议决议是否落实； （4）是否对与会者的满意程度进行调查； （5）是否完成会议经费结算工作； （6）是否做好会议文件的清退与立卷归档工作； （7）是否做好会议的善后工作； （8）是否对会议的成败进行总结； （9）其他因素。 返 回 六、 会议评估的常用方法 （一）定量和定性评估 定量评估是采用量化方法将各种数字进行运算和统计分析的评估类型。 定性评估是对会议项目的过程和结果进行性质描述、分析和评价的评估类型。 （二）调查问卷 1. 开放型问卷 优势是：可以收集到范围比较广泛的资料，可以比较深入地发现和探究一些特殊问题，探询到特殊群体的意见和观点。 劣势是：收集到的资料很难量化，难以进行统计分析，需要对各种答案作进一步归纳整理，因此，要求评估者有较强的资料分析能力。 2. 封闭型问卷 （1）二项选择法 比如：“你认为这次会议时间安排是否合理？”回答限定项为“是”或者“否”。 （2）三项选择法 比如：“你认为会议内容符合会议预期目标吗？”回答选项为“A 是；B 不是；C 尚未确定”。 （3）多项选择法 比如：“你对会议的总体效果的评价是”，回答选项为“A 非常满意；B 满意；C 不满意；D 很不满意；E 无所谓”。 （4）排序选择法 比如：“你对下列会务工作部门服务质量的评价顺序是（按1、2……序号填在括号内）”，回答选项为“A 组织组（）；B 秘书组（）；C 宣传组（）；D 后勤组（）；E 保卫组（）”。 （5）意见程度选择法 比如：“你对会议议题的重视程度如何？”回答选项为“A 毫不重视（）；B 不太重视（）；C 一般留意（）；D 比较重视（）；E 非常重视（）”。 （三）访谈 （四）召开总结会 返 回 七、会议评估表的设计 评估表格有两种： 一种是会议整体评估表； 一种是会议服务者个人或单项工作环节的评估表。 会议整体评估表主要有会议情况反馈表（见表7—1）、 会议效果分析表（见表7—2）、 会议管理评估表（见表7—3）、 会议服务质量抽样评估表（见表7—5）， 会议服务者个人或单项工作环节的评估表主要有主持人的行为表现评估表（见表7—4） 第五节 会议总结 一、会议总结的意义 会议工作总结是对会议召开的目的、会议的策划与筹备、会议的组织与宣传、经费筹措与使用、会议餐饮与住宿服务、主持人的表现、会务工作等作的全面系统的总结。 返 回 二、会议总结的内容与写法 内容主要包括： （1）会议简介。 （2）会议的召开是否必要，目的是否明确，所提出的各项议案是否解决。 （3）会议的策划与筹备是否科学合理。 （4）会议组织工作和会务工作是否完善，有无明显疏漏或失误，与会者对会务工作的满意程度如何。 （5）会议人数是否控制严格，有无超出预期规模。 （6）会议的时间安排和地点选择是否符合会议实际要求 （7）会议的组织与宣传工作是否到位。 （8）会务工作机构设置是否符合会议需要，会务工作人员的分工和责任是否明确。 （9）会议经费的使用是否合理，使用情况如何。 （10）会议餐饮与住宿服务是否让与会者满意。 （11）会议决议是否得到有效贯彻实施。 （12）经验总结。即本次会议的成功之处以及可以推广或供他人借鉴的地方。 （13）问题分析。 【思考与练习】 一、会后会务工作有哪些内容，其工作程序怎样安排？ 二、会场善后工作比较琐碎，你能否先列出清单，按事项间的联系分别去完成？这样做工作效率是否更高一些? 三、会后文书怎样立卷归档，你把这项工作安排在什么时间完成？ 四、结合所学知识，说说会后怎样做好会议催办、反馈与落实工作。 五、自行设计一种调查问卷，对会务工作