第四章会议活动策划精要.pptVIP

会展策划 张延 会议活动策划 第四章 第一节 会议活动概述 1.会议的概念 2.会议的要素 3.会议的筹备 1.会议的概念 会议是人们怀着各种不同的目的，有组织的聚集在一起的议事活动。 2.会议的要素 1.主办者 主办者分三种：（1）协会等会员主办者。（2）雇主主办者。（3）主办者是为公众举办会议，常常成为公共研讨会。 2.承办者 可以是某一具体单位，也可是市某一会议的主要负责人。 3.与会者 参与会议的人通常称为与会者。有些特殊的与会者要特别关注。如贵宾（VIP）、国际与会者、行为障碍者、 老年与会者等。 3.会议筹备 会议筹备逻辑上按以下步骤进行： （1）主办者决定举行一个会议 （2）选择或聘请承办者 （3）指定筹划委员会 （4）确定会议目标 （5）选择会址 （6）选择发言者 （7）市场营销 （8）举行会议 然而，在实际操作过程中，具体的会议根据其规模，主办组织的结构不同而有所区别。 第二节 会议活动策划 1.确定会议目标和诉求 2.选择召开会议的形式 3.会议的流程与设计 4.组织与主持会议 1.确定会议目标和诉求 （1）明确召开会议的主要原因 （2）根据原因确定会议目标 （3）再度审核会议的原因和目的 2.选择召开会议的形式 （1）两方会议 （2）非正式会议 （3）集思广益会议 （4）紧急委员会 （5）常设委员会 （6）正式会议 （7）展示会议 （8）公开会议 3.会议的流程与设计 会议的议程一般包括以下几个方面： （1）主席的开场白 （2）介绍基本情况 （3）自由发言，讨论问题 （4）整合意见，得出结论 （5）会议结束 4.组织与主持会议 包括以下几个方面： （1）会议时间的确定 （2）会议地点的确定 （3）会议规模的确定 （4）与会人员的筛选 （5）会议主持与设计 第三节 会议活动策划方案 1.一日会议的策划方案 2.简便的三日会议策划方案 1.一日会议的策划方案 事件序号 时间 活动 地点 1 8:30am 注册登记 大厅 2 9:00am 全体大会 大会厅 3 9:45am 并行会议 （灵活安排） 4 10:30am 休息 大厅 5 10:45am 并行会议 （灵活安排） 6 11:30am 自由活动 7 12:00am 午餐 大会厅 8 1:30pm 讨论会1 见“讨论会安排” 9 2:30pm 并行会议 见“并行会议安排” 10 3:15pm 休息 11 3:30pm 讨论会2 见“讨论会安排” 12 4:30pm 自由活动 13 5:00pm 全体大会 大会厅 14 6:00pm 招待会 大会厅 2.简便的三日会议策划方案 适用于规模20~75人的会议。见书本P87 第四节 会议活动策划的相关事务 1.资源中心 2.文化活动 3.休息区 4.纪念礼品 5.影像纪录 1.资源中心 资源中心是对各种可以组合或单独进行的活动的统称，其目的是为了向与会者提供一个常规会议之外分享信息的组织形式。 2.文化活动 包括看戏剧、芭蕾舞演出、音乐会、歌剧，以及参观博物馆和展览等。大型会议活动一般讲文化活动列入会议的策划方案或者作为自由活动时间的可选项目。 3.休息区 在会议过程中，与会者长需要从会议的忙乱和慌张中抽身出来，放松一会，休息区是为与会者提供的这样一个场所。 4.纪念礼品 对与会者赠送适当的礼品是现代会议常用的一个做法。 5.影像纪录 现代会议注重媒体报道，重要的会议往往还进行现场直播。