信息文书与档案管理档案的整理保管与统计详解.ppt

（四）档案统计分析 档案统计分析是指对统计的结果进行分析、研究，形成统计结论的工作。其目的是发现具有规律性的情况或问题，探究其中的原因，得出明确、可靠的结论。统计分析的方法包括：对比分析、相关分析与因果分析、静态分析、动态分析、综合分析、系统分析等。统计分析完成后，应写成统计分析报告，作为档案统计工作的最终成果，提交给有关的领导机构和部门，成为领导决策、部署工作、实施管理的依据。 【小实例】档案数据统计 2008年宁波市档案工作统计数据 2008年，宁波市全市共有综合档案馆12个，专门档案馆1个。馆舍总面积41360平方米，馆藏档案总量1220492卷、43760件，资料102433册，录音、录像、影片档案1716盘，照片153577张；电子档案磁带53盘、磁盘43张、光盘1219张；已开放档案262224卷，目录178.65万条。2008年，全市共接待档案利用者30755人次，利用档案83312卷(件)次；接待资料利用者1003人次，计6368册次；利用现行文件63271人次，计65487件次；复制档案资料150258页；举办档案展览26个，其中基本陈列12个，接待参观档案展览210692人次。编研档案资料29种，计209万字，其中公开出版11种、119万字；接收档案68853卷，特种载体档案147盘（张），照片28909张，征集及接受捐赠、寄存档案资料248卷、13226件。2008年，全市共组织举办档案岗位培训班27期，培训3561人次；举办继续教育培训班20多期，有21人通过档案专业初级职务任职考试，30名档案工作者通过档案中级技术职务评审，6人获得档案高级技术职务。 【小资料】广州市举办广州亚运会、亚残运会档案业务培训 为进一步提高广州亚运档案工作队伍的素质，确保广州亚运会、亚残运会档案工作的顺利实施和有效推进。3月9－10日，广州市档案局与广州亚组委办公室联合举办了2010年广州亚运会、亚残运会档案业务培训。市档案局副局长魏小平、广州亚组委办公室副主任袁东华出席了培训班并分别讲了话，广州亚组委各部门、亚运会竞赛场馆团队及各分赛区专、兼职档案员120人参加了培训。 这次广州亚运档案业务培训是市档案局与广州亚组委办公室举办的第六次档案业务集中培训，重点讲授了亚组委各部门文书、声像、实物、会计档案的收集整理归档工作规范和操作标准以及大事记编写规范、照片档案整理技巧等课程。学员们普遍反映，通过学习培训，业务素质得到了显著提高，为进一步做好亚运档案工作奠定了扎实基础。 【思考与训练】 一、思考题 1.什么是全宗？ 2.什么是立档单位？构成立档单位的条件是什么？ 3.文书档案如何分类？ 4.你对文书档案整理有何新的认识？ 5.如果有机会你会参加档案培训吗？ 6.档案库房建设有什么要求？ 7.什么是档案管理的“八防”措施？ 8.如何控制调节档案库房温湿度？ 9.档案登记形式有哪些？ 10.档案统计工作的内容有哪些? 二、案例分析题 案例一：本章开头案例中提到的小何和她的学校档案工作情况是：成立时间较短，内部机构数量少，文件尚未整理归档且秩序混乱，根据这种情况，请问：1.该全宗档案适合采用哪种分类方法?为什么? 小何在进行文件归档鉴定时发现，缺少学校年度总结定稿，现存的只有草稿和一些单项工作总结，同时发现，在具有密切联系的一组文件中，只有一两件文件的保存价值较短，而其他文件均具有较长的保存价值。 问题：2.该学校年度总结的草稿需要留存吗? 3.如何解决具有密切联系的一组文件中包含保存价值不同文件的问题? 案例二：清远市档案局于2008年2月2日对连州市档案局（馆）组织档案馆工作执法监督检查，对连州市档案局（馆）馆藏档案遭受虫蛀情况进行了专项执法检查，检查组通过现场调查、实地察看、座谈，发现存在比较严重的档案虫害问题和较大的安全隐患，具体情况如下： 1、属永久保管期限的档案遭受虫蛀，情况严重。有32卷(档案内容为1953年土地分户清册)已严重被蛀，难以查阅；有169卷在一定程度上被蛀，档案已受损；有654卷受到虫害威胁。 2、档案库房现置于机关办公楼内，无法开展库房内化学杀虫灭菌工作，致使馆藏近五万卷档案和近万册资料在一定程度上受到虫害威胁。 3、档案库房严重不足，影响属永久保管的档案依法接收进馆、数量达二万多卷，也在一定程度上导致此部分档案存在安全隐患。 连州市档案局、馆在发现虫害情况后、虽已采取了一定的措施。 也先后多次进行了灭虫。 但并未彻底消除虫害现象。另外，也未将情况向连州市政府、分管领导和业务上级部门汇报，致使事态逐步发展，导致如今的严重局面。针对连州市档案馆存在的问题，根据《中华人民共和国档案法》和《广东省档案条例》等档案法律法规，清远市档案局提出如下处理意见：