文书工作与档案管理教案.ppt

普通高等教育“十一五”国家级规划教材文书工作与档案管理 第一章 概述 第一节 文书与档案 一、文书与档案的含义 （一）文书 1. 概念 2.文书的作用 （二）档案 1. 概念 2.档案的作用 二、文书与档案的联系与区别 一、文书工作 （三）文书工作的基本原则和要求 二、档案管理工作 （三）档案管理工作的基本原则和要求 一、文书工作的组织机构 （一）文书工作的机构 二、档案管理的组织机构 （二）档案管理工作的组织领导 第二章 文书的种类 第一节 文书的种类及选用 一、文书种类的常用划分方式 （二）按公文的行文方向划分 二、文书种类的选用 第二节 通用文书 二、通用事务公文 第三章 文书的体式与稿本 第一节 文书的格式 公文格式图示： 第二节 文书的稿本 二、文书的文本 第四章 文书的处理 第二节 文书处理程序 第三节 发文处理 第四节 收文处理 (一)收文的审核 （二）分送收文 第五章 文书的整理与归档 第一节 文书整理归档概述 第二节 文书整理归档范围和原则 第三节 文书整理归档方法和步骤 第六章 档案的收集与鉴定 第一节 档案收集工作 (一)馆藏档案收集的范围 (一)馆藏档案收集的范围 (二)馆藏档案收集的要求 (二)馆藏档案收集的要求 (二)馆藏档案收集的要求 第七章 档案的整理与保管 。 。 第八章 档案的检索 第九章 档案的提供利用 第十章 专门档案的管理 第十一章 电子档案的管理 谢谢大家 （一）档案著录项目 1）题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名、副题名及说明性文字、文件编号、责任者、附件六个单元2）稿本与文种项。该项包括稿本与文种两个单元。3）密级与保管期限项。该项包括文件密级、保管期限两个单元。4）时间项。这是指著录文件的产生时间或案卷的起止时间。5）载体类型及形态项。该项包括载体类型、规格、数量及单位三个单元6）附注与提要项。该项包括附注、内容提要两个单元。7）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等六个单元。以上七个项目中正题名、责任者、时间、排检与编号项为主要著录项目，其余为选择项目。 文书工作与档案管理 第八章 档案的检索 （二）标志符号 “.－”表示各大项，置于下列内容之前：稿本与文种项，密级与保管期限项，时间项，载体形态项，附注项。 “=”表示著录中出现的并列题名，置于并列题名之前。 “：”用于说明性的著录项目之前，副题名及说明题名的文字、文件编号、文种、保管期限、规格、数量及单位。 “/”置于第一责任者之前。 “；”置于多个责任者、多个文件编号之间。 “，”置于相同责任者、身份省略的责任者之间。 “+”置于每个附件之前。 文书工作与档案管理 第八章 档案的检索 （二）标志符号 “[ ]”表示自拟的著录内容，同时也用于文件编号中的年度。 “（ ）”置于下列内容两端：责任者所属机构，责任者真实姓名，责任者职责或身份，外国责任者及姓名原文，中国责任者的时代，历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。 “？”用于不能确定的著录内容，一般与“[ ]”配合使用。 “-”用于间隔档案的起止日期、档号、电子文档号、缩微号各层次。 “…”表示节略的内容。 “□”表示每一个残缺文字或未考证出时间的每一个数字，当文字或数字难以计数时用三个“□”表示。 文书工作与档案管理 第八章 档案的检索 （三）著录格式 著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达方式。根据《档案著录规则》的规定，一般采用段落符号式进行著录，有时也可采用表格条目式。段落符号式是指将著录项目分为几个段落，同一段落内各项目之间用标志符号间隔开来的著录格式。这种方法内容简洁、操作方便，有利于文档一体化工作的推行。根据不同的著录对象，段落符号式又分为文件级和案卷级两种具体格式，分别用于文件和案卷的著录工作。段落符号式条目著录式样见图７—１ 文书工作与档案管理 第八章 档案的检索 分类号 　 档案馆（室）代号 档号 电子文档号 　　　　缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明性文字：文件编号/责任者+附件 .－稿本：文种.－密级：保管期限.－时间.－载体类型：数量及单位：规格.－附注 提要 主题词或关