企业档案管理讲解.ppt

（二）发文处理程序 凡是以本机关名义制发的公文称为发文，对发文进行办理的过程就是发文处理程序。发文处理工作环节包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。 1.草拟。草拟即起草公文。机关业务性文稿，一般由机关业务处（科）室起草；综合性文稿，一般由机关综合办公部门起草；重要文稿或特殊文稿亦可由机关领导人起草或指定专人起草。 2.发文审核 发文审核亦称核稿，是指按照一定的原则和方法在公文签发之前对其进行全面检查、修正的工作。审核工作一般由办公室负责人担任。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否正确等。审核人对文稿核查无误后，应在《发文处理单》的相应栏目内签注姓名、日期。 《发文处理单》参考样式如下： 签发意见 拟稿人 年 月 日 审核人 年 月 日 复核人 年 月 日 文号 密级 保密 期限 紧急 程度 印制 份数 公文标题 主送机关 抄送机关 附件 主题词 公文处理单,也公文处理标签。 这省档案局发文标签供参考。 3.签发 签发是指机关领导人对经审核后的文稿进行最后审定，签注发出意见。签发工作是机关领导人行使职权、履行职责的重要手段，是一项十分严肃的工作。签发人必须是负有法定职责的领导人或被授权的部门负责人。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。 签发的基本要求：一是签发意见要明确、具体，不能以划圈代替签发；二是签发人必须签署自己的姓名和日期；三是签发公文应使用钢笔或毛笔。 4.复核 经签发的文稿在正式印制之前，应对公文进行全面系统的复查，以确保发文准确、规范，这就是发文复核工作。复核工作一般由文秘部门（人员）承担。复核的重点是：审批签发手续是否完备；印制份数、发文字号是否有误；附件材料是否齐全；格式是否规范等。 5.缮印 缮印是指依据公文定稿制作正规公文的工作。在缮印之前，应对签发文稿进行登记，登记的内容一般有：文号、题名、密级、缓急程度、份数、日期、主送机关、发送范围、承办人、审核人、签发人等，以便将有关内容一并缮印。 6.用印 用印是指在制成的公文上加盖机关或领导人印章。通常以机关名义的发文应加盖机关印章，以领导人名义的发文应予签署。除已经法定领导人或其法定代表正式签署的公文外，行政机关的公文（会议纪要除外）不经用印，一律无效。机关用印应限定在法定权限内使用，以谁的名义制发公文，就加盖谁的印章。代章时应标明“代章”字样。用印要求上不压正文，下骑年压月。 7.发文登记 发文登记是指将发出公文的信息和发送对象、范围等情况登录在案，以备查考的活动。发文登记可与编制发文号的工作一起进行。目前我国多数机关采用簿册式登记形式。 《发文登记簿》参考样式如下： 序号 发文日期 发文字号 标题 密级 份数 发往机关 归档情况 备注 8.分发 分发是指将印制好的公文，按照发送范围的要求，装封发送给受文者的活动。公文分发方式主要有：普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信（电报、电话、传真、计算机网络通讯）传递、专人送达等。急件要随到随发。分发时要核对包封，秘密公文应标明密级和紧急程度，随文填写发文通知单。 第四节 电子文件管理 一、电子文件的定义 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 二、电子文件的种类 按照电子文件的信息存在形式来划分，电子文件可分为：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件等类型。 （1）文本文件 是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字和符号表达的文件。 文本文件是通过特定的编辑软件生成的，存储内容由ASCII标准代码和GB2312、GB18030等标准汉字代码构成。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。 （2）图像文件 是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数字相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微