职场礼仪培训——收发邮件祥解.pptVIP

* * 17. 附件-1 在邮件的正文中要提及所加附件的名称 杀毒软件可能删除带病毒的附件 在邮件的正文中要强调附件中的重点 节省收件人时间 压缩文档，文档通常不要大于5MB 加快传输速度 附件大于5MB时要压缩 附件太大(大于10M)时，要分成多个邮件 发送邮件前应打开附件进行检查 确保所加附件是正确的文件和版本 * * 17. 附件-2 文件名称 (Filename) 文件名要易于理解，并且有唯一性，例如 “2006WW14 艾博思周例会.doc” 不要把相同的文件名用在不同的版本中 遵循文件命名规则 文件内容 文件标题(Title)要清楚 总是显示作者姓名及日期(注:不要使用自动更新日期). 如果超过1页，要设置“页码/总页数” 预览文档，尤其是Excel文档(有时所见非所得) * * 17. 附件-3 如果附件是图形文件： 不要使用bmp格式，要转换成jpg或pdf格式，以减小空间 长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片 图形文件要正向，不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横向或倒向，请先进行图像旋转后再加上附件。 如果Office文档中包含图形： 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 不要直接贴上bmp文件 你知道吗？ 现在常见的数码相机的像素为800万，1000万，1200万。用这样的相机拍的照片，每张照片文件的大小是多大？这样的照片，一个邮件能发几个？ * * 18. 回复(Re)或转发(Fw) “收件人” 和 “抄送” 回复或转发时，检查 “收件人”、“抄送”内的名单，加上那些必须包括的，删除那些不需要抄送的 礼节性回复 如果你是主要的信息接收者(即表明你的名字在“收件人”中)，收到邮件时总是答复“谢谢”、“我明白”以确认你收到邮件 对于礼节性回复，你可仅仅回复给发送者 (不要回复给所有人) 删除不必要的先前的邮件和/或附件 * * 18. 回复(Re)或转发(Fw) 删除不必要的先前的邮件和/或附件 部门助理或联络窗口转发邮件 及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管 一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进 回复错发的邮件 由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到别人错发的邮件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件？”当然，附上原邮件。 * * 19. 如何更新邮件(update) 邮件发出后，发现内容有错，或情况有变化，则需更新邮件。 用原邮件转发， 原主题后加update 或—更新, 表明这是更新的邮件 转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为新的内容 * * 20. 邮件沟通原则 跟进 对于紧急或重要的事情，应打电话给相关人员，以确定其已收到邮件并明白要做的事 避免做邮递员 “我发邮件了，他没看”(把责任推给别人) “我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了” 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完成，不要只做邮递员 * * 21. 缩略语 当邮件是发给客户时，请使用规范的缩略语 可以使用: ASAP, FYI, FYR, 等. 不要使用: pls ? please ref ? refer Attn ? attention q’ty ? quantity or qty per ? as per B’R, BstRdgs, ? Best Regards Thks ? thanks or thank you * * 22. Confidentiality Note Confidentiality note: The information in this email and any attachment may contain confidential and proprietary information of ABC Company and/or its affiliates may be privileged or otherwise protected from disclosure. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any review, reliance or distribution by others or forwarding without express permission is strictly prohibited and may cause liability. In case you have received this message due to an error in transmission, we kindly a