竣工编制办法资料.docVIP

一、总则 为规范公司工程项目监理档案的收集、整理、归档、移交，确保项目档案文件完整、准确、系统和有效利用，根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328—2001，制定本办法。 二、范围 本办法适用于我公司承担的石油天然气、石油化工管道工程建设项目，城市燃气配气工程建设项目。 三、职责 1、公司项目管理部是项目监理档案工作的归口管理部门，其职责： (1) 负责对所属项目文件整理工作进行检查、指导和项目监理档案文件的验收； (2) 负责公司项目监理档案的管理和利用。 2、项目监理部职责： (1) 项目监理部负责项目监理文件的收集和整理，按照建设单位要求提交项目监理归档文件。 (2) 按照公司规定向项目管理部提交一套监理档案文件，含电子版光盘一套、纸质版竣工资料一套。 （3）对各承包单位竣工资料编制工作负有检查、指导职责。 四、一般规定 1、项目监理档案资料是指项目监理、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录。 2、建设工程项目监理竣工资料应纳入到项目管理的全过程，各项目监理部应建立健全项目文件管理制度，明确专职文件管理人员，做到项目文件的收集、整理、归档工作与项目同步进行。 3、各项目监理部在项目监理委托合同约定任务完成后，书面通知项目管理部进行项目文件的接收工作。 4、项目监理部在项目竣工后三个月内，应将整理、编目的项目监理档案移交公司项目管理部；同时在业主规定的时间内，将整理、编目的项目监理竣工档案移交业主相关部门，并保存移交记录。 5、交业主的竣工资料，按照业主的相关规定、竣工资料管理办法执行。 五、内容 5．1 项目监理文件收集、整理与归档 5.5.1 凡是反映与监理项目有关的重要职能活动，具有查考价值的各种载体的文件，均应归入项目监理档案。管道工程施工监理项目以及城镇燃气监理项目归档文件收集整理应依据《油气管道项目监理文件归档范围》(见附件1)、《市政管网工程项目文件归档范围》（附件2）执行。 5.1.2 项目监理部或项目经理部负责收集有关方的建设项目管理文件。 5.1.3 项目监理文件整理工作由项目监理部组织完成。归档文件的组卷、装订、排序等应按照《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》进行。 归档的项目文件应字迹清楚、图表整洁、签字有效。书写材料应耐久，音像材料应保证其载体的有效性，电子版照片应注明六要素。 5.1.4 电子版档案文件涉及签署和图章页，均为电子扫描件，不可缺少签字和图章，否则，电子版文件不予归档。电子版档案文件应使用不可擦写光盘。 5.2 监理资料的编制要求 5.2.1监理的竣工资料是在监理实践中取得的，要确保真实性，不可后补，也不得超前，更不能编造，对于技术数据必须准确，不得弄虚作假，随意修改。 5.2.2 监理的竣工资料必须与工程实际相符，要在工程建设中汇集和形成并与工程同步进行。 5.2.3交业主监理资料的组卷外封面的格式由建设单位统一提供，监理部负责填写。 5.2.4交公司资料外封面填写要求并应符合下面的规定： 外封皮案卷提名应为：建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+简要内容+文种。 外封皮编制日期：编制监理资料日期。 编制单位：写单位全称要与监理部公章吻合。 5.2.5 监理资料内封面、卷内目录、卷内备考表，详细格式见监理表格中《辅表》。 (1)卷内目录 顺序号：应用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件顺序，一个文件(或部件)一个号，是指每份文件在本册中的排序。 文件编号：填写文件文号，没有编号的文件可空下不填。 责任者：填写文件形成主要责任者或编制部门，文件上如有多家单位签字或盖章，写主要责任者。 文件材料题名：填写文件标题全称，要求与文件题名一致，原文件题名不清时，要进行完善。 日期：填写文件形成日期，一份文件由多个日期时，以最终签署为准，用8位阿拉伯数字表示，年月日中间用“.”分隔，一份文件由题名相同的多份文件构成时，文件形成日期可用时间区段反映。 页号：填写每份文件首尾页上标注的页号，例如1-20；位于册内中间的文件为一页时，就填写一个页码，如：5，位于最后一页的文件，要填首尾页码，如：17-17。 (2) 卷内备考表 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如文字材料 页，照片 张，附图 张； 说明组卷和案卷使用情况，如立卷人、检查人、立卷时间等; 卷内备考表排列在卷内文件之后； 5.2.6监理资料版面格式要求规定简述如下： ⑴ 页边距： 上边即上白边，又称天头，设定为30mm； 下边即下白边，又称地脚，设定为28mm； 左边即左白边，又称订口，设定为25mm； 右边即右白边，又称切口，设定为20 mm。 ⑵ 页眉：如果需要在页眉加入资料名称的，设定为24mm；用小五号幼圆体，位置居中。 ⑶ 页码：用5号