电子邮件礼仪与Outlook使用技巧资料.pptVIP

4、创建通讯组列表 1、在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“通讯组列表”。 2、在“名称”框中，键入一个名称。 3、在“通讯组列表”选项卡上，单击“选择成员”。在“通讯簿”下拉列表中，单击包含要添加到通讯组列表中的电子邮件地址的通讯簿。 4、通讯组列表将以您提供的名称保存在“联系人”文件夹中。 5、使用规则管理邮件 所谓规则，就是 Microsoft Office Outlook 对满足规则中指定的条件的正在接收或已发送的邮件自动执行的操作。您可以通过使用“规则和通知向导”选择多个条件和操作。规则仅对未读邮件起作用，对已读邮件就会失效。 案例：把有关生产计划报表邮件放置在一个邮箱当中 1、选择个人文件夹或收件箱，单击右键，选择“新建文件夹”，并以“生产计划报表”命名。 2、选择生产计划报表文件夹，在工具栏中选择 工具－规则和通知。 2、单击新建规则，选择步骤1中的第二项，再选择步骤2中的特定短语，在弹出的对话框中写入关键词，如：生产计划报表，再点击添加和确定。 3、在选择步骤2中的指定，在弹出的对话框中选择邮件要转移的文件夹中，如：事先设置的生产计划报表文件夹，然后点击确定。 4、完成以上两项设置后，单击下一步。 5、系统会询问和确认设置的条件和问题，根据实际情况勾选其中的项目，并单击下一步，然后完成。 6、点击完成 作 业 1、学习完成后，请设置自己的邮件签名与回条。 2、请按照发邮件的礼仪和注意事项，在规定时间发一封邮件到讲师的邮件中。 部门负责人的邮件请发至培训学院陈妮的邮箱。 各部门所属办公室人员请发到部门负责人邮箱。 课程完毕，谢谢大家！^^ * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 图 书 资 讯 中 心h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及发信应注意之礼仪 图 书 资 讯 中 心h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及发信应注意之礼仪 图 书 资 讯 中 心h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及发信应注意之礼仪 图 书 资 讯 中 心h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及发信应注意之礼仪 Outlook使用技巧，以及发信应注意之礼仪 一、电子邮件 电子邮件沟通的简单礼仪与规范 回复电子邮件的礼仪与规范 二、Outlook使用技巧 善用签名文件 回条 回收e-mail 联络人群组 规则管理功能使用 三、作业 课 程 大 纲 （一）慎重选择发信对象 确认传送讯息的对象，并将Cc：人数降至最低(Cc全名为CarbonCopy，中 文译为「副本转送」）传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，收件人与副本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。 掌握“广播”清单“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体，不稍几分钟，即可获得许多回复。然而问题在于：一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人?因此，当使用者有“广播”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。 一、电子邮件 1 .电子邮件沟通的简单礼仪与规范 (二)注意撰写信件内容 切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，用户经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。 2.电子信件「标题」要明确且具描述性电子邮件一定要注明标题(Subject)，因为有许多网络用户是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 3.信件内容应简明扼要在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。 4.考虑他人计算机的容量上线沟通的网友所拥