第四章邮件收发.pptVIP

Ma Ling 236Dong Ti Yu Hui Lu Shanghai 200083 China Mr James White Sales Manager Johnson Oil Company 507 Main street Johnson, Vermont 05782 U.S.A. STAMP INSURED MAIL 中文信封 中英文信封的不同点： 1.寄信人和收信人的的位置不同 2.地址的顺序不同 一、邮件寄发需考虑的因素 时间、经济、便利 二、公司常用方式 1.电子邮件发送 2.传真 3.电传 一、电子邮件的制作 1、文秘人员在选择邮箱时，应尽量用企业、单位或自己有代表性的名称命名 飞扬公司@163.com √ 姚明1234@163.com × 2.邮件上的“主题”一栏必须一目了然，以提示收件人打开邮件。 “主题”应具有吸引力 销售状况 销售提高15% 3.邮件正文的第一句应该是称呼对方的姓名、省份，但一定要得当 如：吴科长、章老师 4、文秘人员在给客户写电子邮件时，应注意邮件的语气 5、应避免使用一些情绪激动、夸张搞笑的字眼，以免伤害对方甚至引起冲突。 6、商务邮件最好保持在数行以内，长篇文章可做成word文档，以附件形式发送 * * 本章重难点： 1.邮件的拆分 2.邮件的处理 3.上司不在时邮件的处理 一、邮件的收取 邮件送达： （1）传达室或收发室收到邮件 办公人员由专人收取，并填写“邮件收领 单”，并确认收件状态 （2）邮件送达单位所租的信箱 文员开箱次数应与送信次数相同，专事专办 （3）由专人送达，需要签收的邮件 （4）每天一上班查看电子邮箱和其他设备，并让它成为习惯 备注 签名 收件者 邮件名称 发件单位（人） 邮件种类 收件月日 收件编号 收 件 簿 年 月 日 外部送达的邮件，收发部门负责 李强 是 褚微女士 威尔逊先生 10月7日 李强 是 李红小姐 弗兰克 10月6日 李强 否 朱凯经理 交通大学 10月5日 李强 否 周杭经理 李德凯先生 10月5日 经办人 是否机要邮件 收件人 来信者 日期 邮件收领单 传真机 电传打字机 邮件的分拣 1.按照收件人的姓名分拣 适合人数少的小公司 2.按照收件部门的名称分拣 适合大公司 3.按照邮件的重要性分拣 （1）重要来信人的姓名或重要来信单位的名称 （2）邮件上出现的挂号邮件、报价邮件、快递邮件、机要邮件和带回执邮件等特殊的邮寄标记。 （3）电报、电传和传真等邮件 邮件的拆封 1.与上司达成拆封协议和规定 不应拆封的邮件：机要邮件和私人邮件 2.误拆信件要重封口，写上“误拆”，并签上自己的名字，应向收件人道歉 拆封邮件的注意事项 1.拿到信件后应在桌子上磕记下 2.正确的拆封位置在信封的右边侧 3.信封拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。 4.信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分。 5.邮包是根据公司的订购信寄来的， 6.有些单位要求在邮件上加盖收到时的日期章，也可用手写。 7.文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件、普通件 最急件：紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递 想一想： 当出现下面几种情况时，文秘该怎么处理 1.文秘人员经授权阅看信件时 应把其中的重点部分用红线划出，并提醒上司注意有关问题 2.收到广告等邮件时 不必交给上司，一般可以作为废纸处理 3.文秘人员收到误投的邮件时 如果不知道转递地址，应该把错误的地址划去，在信封上写上“该地址不对，并把它退回去。 如果误拆了，应该信封上注明“误拆”，并写上自己名字缩写 邮件的处理 工作流程图： 邮件的分类 邮件的登记 分送邮件到个人或部门 经办人或个人签字领取 邮件的分类 1.需要呈交给上司的信件 2.办公室无法处理的邮件，应该转交其他人的信件 3.自己处理的邮件 4.报纸和杂志 5.广告和宣传单 6.账单和结算单 1.需要交上司的信件 尽量在上司进办公室前备好 与信件有关的资料 在长信中标出重点 有冲突的事情要提醒 如何处理 2. 把无法处理的信件和要转交的信件分开放好，并做好标记 制作转送单和传阅单 3.文秘人员自己可以处理的信件，办理结果需要让上司知道时 自行处理的事情： 回答一般的询问、感谢某人送来的你想要的东西 打印一张小的字条解释你做的事情 4.对报纸和杂志的处理： 可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上 5.广告和传单 不要扔