邮件的写作规范-黄淑敏.ppt

模板来自于 * 模板来自于 * 应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或个人——为简便，以下统一称为“主送人”、“抄送人”）的隶属关系及职权范围确定主送人。 上行文（向上级请示）应当坚持一个主送人的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文人之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。 * 人力资源部：黄淑敏 1 2 3 4 电子邮件的格式 电子邮件的礼仪规范 收件人、抄送人的选择 邮件写作的注意事项 教学重点：了解电子邮件的格式、电子邮件写作的礼仪规范 教学难点：掌握收件人、抄送人的选择、电子邮件写作的注意事项 电子邮件的格式 Chapter 1 内容构成（6要素）： 称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期 格式上的要求： （1）称呼：称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说 （2）问候语：问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段 1 2 3 4 5 6 称呼 1.第一行顶格 2.以冒号结尾，表示有话说； 正文 1.三部分：链接语、主体文、总括语； 2.每一论点重起一行，低两格起； 署名 1.落款签名，一般情况下统一设置； 2.签名可以根据需要设置多个版本； 问候 1.称呼下另起一行 2.低两格 祝颂语 1.表示致敬、祝贺之意； 2.另起一行，顶格或低两格； 日期 1.发件当日日期； 2.邮件自动功能，可省略； 01 02 03 04 结构要素要完整 格式编排要合理 （协调统一） 内容呈现要清晰 （分层分类） 字体字号选择要恰当 称呼 问候 时间 主题 9:30-10:00 第一季度销售指标完成总结—王总 10:00-11:30 讨论各个销售部门第二季度销售指标设定 11:30-12:00 确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。 对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！ 祝颂语 链接语 主体文 总括语 正文 张经理： 您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 电子邮件写作的礼仪规范 Chapter 2 收件人、抄送人的选择 Chapter 3 在功能上无特别区别 在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的主次用。 收件人 （主送） 请示 受双重领导 上级领导临时交办 坚持一个主送，不能多头主送； 发送上行文时，应当根据工作内容选择对象，即：针对具体公务活动的职权归属写明主送人和抄送人； 除领导直接交办的事情以外，不随意向上级发送请示、报告、意见之类的文件； （二）关于抄送  抄送人是指除主送人外需要执行或知晓内容的其他人。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。  1．应当抄送的情况 （1）除主送人外，需要执行或知晓公文的其他人员，应列为抄送人； （2）上级部门向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级部门； （3）隔级沟通： 下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级；上级越级向下级行文时，可以抄送受文人的直接上级。 2．不应当抄送的情况 （1）请示邮件不得抄送其下级部门或个人； （2）接受抄送公文的部门或个人不必再向其他机关转抄、转送； （3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。 邮件写作注意事项 Chapter 每一封邮件都要有主题，邮件主题应该简洁明了并且与邮件内容有关。 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开使用不同的邮件传送。 也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。 撰写邮件之前，不妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点； 书写时要比口语对话再稍微正式一点； 设想对方看了你的信之后可能有的观点，多站在对方的立场思考你要写的邮件； 了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可； 多一点体贴，想办法让你的邮件，看起来简短扼要，有亲和力又不失礼。 模板来自于 * 模板来自于 * 应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或个人——为简便，以下统一称为“主送人”、“抄送人”）的隶属关系及职权范围确定主送人。 上行文（向上级请示）应当坚持一个主送人的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文人之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。 *