协同OA办公系统立项规划.docVIP

协同OA办公系统立项规划 ??? 在推进信息化协同OA办公系统项目建设的过程中，经常遇到企业或机构已经决定立项了，却没人能写个像样的立项报告，从而一拖再拖，立项报告的最大好处是把事情摆到桌面上了，同意就同意，不同意就不同意，避免了拖拖拉拉的悬而不决，是一把推进项目前进的利刃。 ????于是整理了一个立项报告范本，供用户参考之。? ??? 协同OA办公系统项目需求暨立项报告书 ??? 公司领导： ??? 第一段，概述公司/单位的规模情况 ??? 我司目前经营业务涉及范围较广，以……，……务为主，兼营……，……，已经成为进行全球化经营的大型企业集团，……，……。 ??? 第二段，概述目前影响公司快速、稳定成长的根本原因 ??? 企业在成长过程中，因团队规模、业务规模、IT应用快速增加，团队管理、业务管理和IT管理复杂程度提高，因此普遍会遭遇到以下管理困惑：管理边际效应下降、基础管理成本上升，并且因之前部署的各种IT系统使用不同的服务器、操作系统、数据库、中间件和应用程序而导致信息孤岛、应用孤岛和数据库孤岛的存在，这些问题是影响组织快速、稳定的持续成长的根本原因。 ??? 第三段，简要陈述应用协同办公OA系统的必要性 1.实现政令通达，确保信息及时传送目标人员； ??? 2.实现单位大量无形知识资产的积累； ??? 3.方便员工快速查找到自己需要的文档、资料，提升效率； ??? 4.规范工作流程，减少人为错误； ??? 5.提升流程运行速度，减少协作工作成本； ??? 6.随时掌握业务情况, 实现实时的管理监控； ??? 7.做好时间管理，排除打扰，不再被各种请示、报告、请款单打断工作思路； ??? 8.有序安排好各种资源的分派和管理 ??? 9.降低沟通成本、丰富沟通方式，提高沟通效率； ??? 10.帮助企业实现企业文化的建设； ??? 11.帮助实现管理的扁平化、实时化、透明化、动态化 ??? 12.实现无纸化办公，降低办公成本 ??? 13.实现远程办公和一体化办公 ????? 第四段，公司目前管理困惑具体分析 ??? ??? 1) 基础管理中组织结构黑匣子问题；??? 2) 业务分工本位主义现象；??? 3) 授权体系出现权利真空问题；??? 4) 亚文化泛滥问题；??? 5) 沟通时间的有限性；??? 6) 计划管理形式化；??? 7) 知识管理沙漏现象；??? 8) 资源调度冲突化问题；? ??? 间接成本居高不下，如：? ???? 1）通讯成本?? 2）时间成本? 3）设备折旧 4）人员成本 5）差旅成本? 6）易耗品成本? ??? 影响信息化持续发展的三个孤岛? ???? 1）信息孤岛 2）应用孤岛 3）数据孤岛 ??? 第五段，设定协同OA办公系统建设目标 ??? (一)内部通讯平台　 建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。??? (二)信息发布平台　　在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。???? (三)工作流程自动化　　 过去纸质办公电子化、规范化，通过工作流程的实施和应用，可以帮助企业规章制度和管理规范有效落地，提供办公效率，流转过程的实例能实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前企业存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，这些大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。????(四)知识管理的自动化　　 使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。?????(五)辅助办公　　 它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。?(六)实现分布式办公　　 就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。 ??? 第六段，提出协同OA办公系统的功能需求 ??? 根据以上目标和应用需求，我们认为协同OA办公系统应该具备以下功能和技术参数要求： ??? （一）功能需求 ??? （二）技术指标要求 ?? 第七段，协同OA办公系统实施的阶段和周期 ??? 我司协同OA办公系统的建设周期划分