公司接待管理制度要点详解.doc

接待管理制度 一、目的 为提高公司接待管理水平，提升企业形象，使接待管理工作规范有序，更好的为公司生产经营活动服务，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则对外接待范围 三、接待原则----遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。 （1）宴会（午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 （2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 （3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。 （4）接待用餐标准 ①招待重要官员、重要客户—— 150元/人·餐以上 ②较重要官员、客户—— 120—150元/人·餐 ③地方一般干部—— 80—120元/人·餐 ④常客（通常指工作进餐）——50—80元/人·餐 （5）住宿安排与标准 序 招待级别 标准 审批权限 1 A级 四星级以上酒店 总经理 2 B级 三～四星级酒店 总经理 3 C级 三星级以下酒店 总经理 3、文艺晚会——不倡导，但可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力，安排和选定节目。 4、参观游览——根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，公司对等安排陪同人员和解说员、导游。　 五、接待内容和程序 六、接待涉及部门相应职责及要求 1、申请部门：提前2天填报《客户来访申请表》（详见附件一），交由综合管理部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。 2、接待流程（见附件二） 3、综合管理部：负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。（具体细则参见附件三） （1）综合管理部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 （2）综合管理部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 （3）综合管理部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并安排摄影摄像等。 （4）如需宴请，综合管理部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到财务部办理手续领取。 （5）如需留宿，综合管理部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。 （6）如需接送，综合管理部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。 （7）综合管理部根据情况提前购买车票及机票。 4、接待人员素质要求。（具体细则参见附件四）。 七、信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交由部门领导。 八、附则 1.涉及重大接待活动，需部会同部协调执行。 2.本办法由部解释执行，由公司颁布生效。 序号 流程 说明 责任部门 1 接待申请 申请接待部门需提前填写《客户来访接待通知单》根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。 责任部门 2 确定接待级别 安排接待人员 确定来访接待级别，公司根据工作的需要安排接待人员，肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。 责任部门 3 确定行程安排 申请接待部门根据工作内容制定行程安排 责任部门 4 接车（接机） 接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征。用车，先落实公司有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式，特别是飞机的，可通知其坐机场高速专线或打出租车。 责任部门 5 安排住宿，餐饮 根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。 责任部门 6 会谈工作安排 申请接待部门制定会谈工作 责任部门 7 送行，电话回访 来访人员离开，由接待人员陪同送车，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开,估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。 责任部门 附件二 客户接待流程 其他 附件四 接待人员素质要求 一、基本要求 热爱公司、熟悉产品，有丰富的知识底蕴； 严守纪律、敬业爱岗，有熟练的专业技能； 仪容整洁、落落大方，有博人好感的风度； 热情细致、观察入微，有洞察心理的能力； 不卑不亢、文明礼貌，有吸引