第七讲编辑和校对工具.docVIP

第七讲 校对工具、邮件合并及菜单栏和工具栏设置 设置自动检查拼写和语法的功能 1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”选项卡。 2）选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框。 3）清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框。 4）单击“确定”按钮。 注： Word中自带词典，利用词典来检查文档中是否有单词的拼写错误。 在键入文档时，Word 使用红色波浪下划线表示可能的拼写错误，使用绿色波浪下划线表示可能的语法错误。 更正错误的方法是：首先用鼠标右键单击带有下划波浪线的文字，然后单击快捷菜单上的正确内容。 使用命令进行英文的拼写检查 Word可以对选定的文本区域进行拼写检查，若没选定，则从当前光标所处的位置开始对全文进行拼写检查。 选定要检查的文档，用下列的方法之一启动拼写检查： 单击“常用”工具栏的“拼写和语法”按钮。 选择“工具”菜单中的“拼写和语法”命令。 按F7快捷键。 检查出的出错的单词将出现在对话框中，并且在“建议” 框中显示一系列可替换的单词，用户可以选择其中一个单词，并按“更改”按钮，也可单击“全部更改”按钮，则在全文中找出所有的这个单词进行替换。 对于虚报的错误，按“忽略”按钮，不对单词修改，也可单击“全部忽略”按钮，在全文中保留此单词而不修改它。 如果希望红色显示的单词添加到字典中，则单击“添加”按钮。 英文语法检查 设置在对英文进行拼写检查的同时，对英文语法进行检查。 1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”选项卡。 2）单击“随拼写检查语法”复选框，使该项前面出现“√”。 3）单击“确定”按钮。 检查语法错误 检查语法错误的方法与检查拼写错误类似。 Word 中的词典 Word根据自带的词典来对文档进行检查。 用户可以自定义词典： 单击“工具栏”上的“选项”命令，将弹出“选项”对话框，在此对话框下单击“拼写和语法”标签项。 单击对话框的“词典”按钮，则弹出“自定义词典”对话框。如图9.7所示。 在“自定义词典”对话框中，单击“新建”按钮，则弹出如图9.8所示的“创建自定义词典”对话框。 在“文件名”框中输入词典所在的路径及文件名。 单击“创建自定义词典”对话框的“确定”按钮。 单击“自定义词典”对话框的“确定”按钮。 单击“选项”对话框的“确定”按钮。 五. 与语言相关的设置 单击“工具”菜单中的“语言”命令，在弹出一个子菜单中可以进行下列设置： 语种 词典 同义词 断字 页数及字数统计 选定要进行统计的文本。若不选，则表示统计整篇文档。 选择“工具”菜单的“字数统计”命令。这时，可以看到“字数统计”对话框，其中列出了统计信息。 单击“关闭”按钮，则返回到文档中。 自动更正 自动更正功能即是在输入过程中，自动地修改输入的错误，并自动扩展常用的缩写词，从而加快输入速度。 创建自动更正词条 替换单词或短语 单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，将弹出“自动更正”对话框。 单击对话框的“自动更正”标签项。 在“替换”框中输入“zhrg”,在“替换为”框中输入“中华人民共和国。 单击对话框的“添加”按钮。 单击“键入时自动替换”复选框，使其前面出现“√”标记。 单击对话框的“确定”按钮。 替换多字符文本或图形 选定需要自动替换的文本或图形。 单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，将弹出“自动更正”对话框。 单击对话框的“自动更正”标签项。 在“替换”框中输入所选目标自动更正为的词条名。 单击对话框的“添加”按钮。 单击“键入时自动替换”复选框，使其前面出现“√”标记。 单击对话框的“确定”按钮。 修改自动更正词条 打开“自动更正”对话框，并切换到“自动更正”标签项下。 从词条列表中选择要进行修改的词条，则此词条出现在“替换”和“替 换为”框中。 在“替换”或“替换为”框中对该词条进行所需要的修改。 单击“添加”按钮。 单击“确定”按钮。 删除自动更正词条 打开“自动更正”对话框，并切换到“自动更正”标签项下。 从词条列表中选中要删除的词条。 单击“删除”按钮。 单击“确定”按钮。 关闭自动更正功能 打开“自动更正”对话框，并切换到“自动更正”标签项下。 单击“键入时自动替换”复选框，消除它前面的“√”标记。 单击对话框的“确定”按钮。 邮件合并 有些文档，大部分内容一样，只有个别属性不同，如姓名、性别、单位和地址等。我们可以把大部分内容放在一个主文档中，将不同的属性建立在数据源文件中，然后合并出需要的文档。例如： 尊敬的《姓名》《称谓》： 您好！全国瞩目的第八届全运会就要在上海拉开战幕了，现特邀请您来上海观摩八运会的实战情况，请您届时前往。我们在《地址1》设有接待处，随时欢迎您的到来。 我们的联系电话