第二章秘书的职能范畴.docVIP

第二章 秘书职能1.辅助决策 (1)辅助决策的含义在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 (2)辅助决策的特征a.辅助内容的综合性b.辅助时间的经常性c.辅助环节的全过程性 (3)辅助决策的原则a.超前原则b.定位原则c.信息原则d.谏诤原则 (4)辅助决策的过程a.协助领导确定目标b.协助领导设计方案 c.协助领导评优选优 d.协助领导实施反馈 2.协调关系(1)协调关系的含义秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 (2)协调关系的特征a.从属性b.广泛性c.间接性 (3)协调关系的原则a.政策指导b.客观公正c.平等协商d.注重整体e.灵活适度 (4)协调关系的过程a.摸请情况b.找出症结c.恰当协调d.督促落实e.检查反馈 3.处理信息 处理信息的含义信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。(2)处理信息的原则a.及时性原则b.保真性原则c.适用性原则d.预测性原则 (3)处理信息的内容(4) 处理信息的过程 秘书部门和秘书人员处理信息的过程较为复杂，通常包括信息的收集、加工、传递和反馈、存储五个过程。 第一，信息的收集。指把各种有用的信息进行相对的集中，为信息的加工奠定基础。收集内容就是如历史、上级、内部、公众、社会信息。方法有：收存、复印、记录、录音、网络、购买等。 第二，信息的加工。指按一定顺序和方法，对已经获取的信息进行综合处理的过程。第一步是科学分类，使杂乱无章的原始信息系统化、条理化；第二步是进行筛选，即鉴别信息的真伪、价值，保留真实有效的信息。第三步是进行加工，将信息编写成书面材料，以便于提供与利用。 第三，信息的传递。指将加工后的信息输送给信息的接受者和使用者的过程。 第四，信息的反馈。即将信息传输给接收对象，接收得所产生的反响。将这些反响加以集中、分析，反过来影响下次信息输出。包括感受、分析、决断三个彼此联系的过程。能过反馈，以使各种信息能作到“去精取精，去伪存真、由此及彼、由表及里”。 第四，信息的储存和检索。储存即将具有保存价值的信息运用一定方式方法储存和保管起来，以留作备用的过程。 检索即从信息库中找出所需的信息的过程。 a.信息的收集b.信息的加工c.信息的传递d.信息的反馈e.信息的储存 4.办理事务 (1)含义 三是繁杂中求规范。面对繁杂琐碎的事务工作，秘书不能被动应付，而应根据本组织、本单位特点，摸索出规律性，使事务工作也能不断地规范化，制度化，以提高工作效率。a.综合性b.服务性c.繁琐性d.突击性 a.被动中求主动b.原则中求灵活c.繁杂中求规范 a.历史信息b.上级信息c.内部信息d.公众信e.社会信息 1