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会务工作
教学目的:
通过本章学习,了解会务工作的基本内容及工作程序,学会拟定会议方案,掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。
教学方法:
案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。
教学重点:
会议筹备工作;
会议方案的制作;
会见与会谈的操作程序与方法;
案例分析。
教学难点:
会议方案的制作;
会场的布置;
案例分析;
技能训练。
教学时数:
理论教学4课时
实训教学8课时
教学内容:
案例导入:某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。 事后,会议主办机关的领导才解释说,因我们人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢?
会议概述
什么是会议?会议由哪些要素组成?哪几个是最基本的要素?
会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与,以一定的方式聚合在一起,目的是为了议事,解决各种问题,而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。
会议要素:
1、形式要素:会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。
2、内容要素:会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。
3、程序要素:会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
4、财务要素:会议经费、会议设备、会议服务设施。
最基本的会议要素
会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。
会议的种类有几种?
根据不同的标准,常见的会议种类有:
按组织类型分:内部会议和外部会议,正式会议和非正式会议;
按会期分:定期会议和不定期会议;
按出席对象:联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等;
按功能性质:决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等;
按议题性质:专业性、专题性、综合性等;
按规模大小:特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十 人或数人)等;
按召开方式:常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等;
按与会者的国籍及议题的范围:国内会议和国际会议等。
会议有什么作用?
(一)会议的积极作用
1.交流信息,互通情报。通过会议的报告、发言、讨论,可以交流工作情况,相互通气,彼此较快地了解全局,克服认识上的主观局限性。
2.发扬民主,科学决策。通过会议可能听取各种不同意见,集思广益。
3.增强友谊,促进团结。会议是人与人的直接接触,通过 交流思想,总结工作,开展批评与自我批评沦,有助于加强上下 级之间、同级之间的了解,增进团结。
4.统一认识,协调行动。通过会议作出决议、决定,共同 贯彻,以推动工作的开展,防上各行其是,减少相互矛盾。
5.带动消费,促进经济。成千上万的会议,已经形成“会议产业”。
(二)会议的负面作用。
1.造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料:“会议比重占指挥员和专家工作时间的30%~33%。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40%是在开会。”在我国,领导人员开会的比重究竟占多少,目前尚无人去研究,大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海,哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?
2.金钱的浪费。开会就要用钱,越高级、越长、越大型的会议,一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的,有些则是可用可不用的,有些则纯属铺张浪费。
3.信息的重复、浪费。有些会只是层层传达,复述上级意见,或者为会而会,走过场、搞形式,本身并不结合实际,其结果是制造重复信息,滋长文牍主义。
4.滋长不正之风。长期以来,有少数
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