《企业档案工作规范》解读资料.pptVIP

纸质档案数字化 基本环节 档案整理 档案扫描 图像处理 图像存储 目录建库 数据挂接 数据验收 数据备份 成果管理 纸质档案目录数据库中的每一份文件， 都有一个与之相对应的唯一档号， 以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。 数据关联：通过每一份图像文件的文件名 与档案目录数据库中该份文件的档号的 一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系。 通过编制程序或借助相应软件，可实现 目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、 加入对应的电子地址信息等，实现档案 目录数据库与图像文件的批量、快速挂接。 档案管理软件功能要求 收集整编 数据管理 检索浏览 借阅管理 统计汇总 权限设置 安全保密 系统维护 辅助实体档案管理及增扩功能 能接收和兼容各信息系统生成的电子文件 数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、 目录生成、数据统计、打印输出、自动标引 数据库的建立、修改、删除， 档案数据的输入、存储、修改、删除 ①数据容量 ②数据项的设置 ③提供多种档案数据输入方式 ④数据格式 必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、 分类号等检索项，文件编号、档号等辅助检索项 对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息 的记录、分析、统计，档案催退、续借、退还 系统访问控制 数据保护 系统安全保密监控管理 用户权限管理 系统日志管理 数据的备份与恢复 对档案征集、接收、移交以及档案 鉴定、密级变更等进行相应管理 六、企业档案工作设施设备 1.档案库房 （1）位置要求 （2）承重要求 （3）面积要求 2.业务技术用房 （1）对一般企业的基本要求 （2）对大型企业的更高要求 3.阅览及陈列室（展览室） （1）阅览室要邻近办公室和库房 （2）陈列室（展览室）位置要适宜 4.档案装具 （1）档案柜架的要求 （2）档案卷盒的要求 5.保护设备 6.技术设备 小结 1.转变观念，提高认识——档案资产观 2.领导责任 3.全员参与 4.全程管理——前端控制、过程管理（同步管理） 5.系统管理 6.信息化方向 7.因企制宜 谢 谢！ 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * 3.文件整理与归档 （3）文件归档时间 ①定期归档——典型形式 按年度归档 按项目结束时间归档 按工作阶段归档 ——管理类、科技类、会计类等文件适用 ②随时归档——补充形式 临时归档 即时归档 ——产品更新、项目改扩建、设备开箱等文件适用 ——需要严加控制的核心文件（企业核心档案资源）；机密性强的、特殊的科技文件；与企业利益密切相关的外来文件等。 3.文件整理与归档 （4）文件归档要求 ①应实行部门整理、立卷； ②归档文件的质量； ③归档原件； ④非纸质文件和外文材料； ⑤归档文件的份数； ⑥合作项目文件； ⑦填写《档案交接登记表》。 档案交接登记表 序号 题 名 年度 文号或图号 页数 保管 期限 备注 移交时间： 移交部门： 移交人签名： 接收人签名： 4.档案收集工作 　两个要求： 认真做好文件归档的交接工作； 企业应该接收档案与收集资料的范围。 收集工作有两种形式： 一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料； 二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。 5.档案整理工作 （1）区分全宗 （2）分类方案制定 （3）类别号设定 （4）档案排列 （5）档号编制 （6）互见号填写 （7）档案编目 （8）建立全宗卷 5.档案整理工作 （1）区分全宗 企业变动与全宗划分的几种情况： ①一个企业分成两个或两个以上企业的情况（一分为二） 　　 ②两个或两个以上的企业合并为一个企业的情况（合二为一） ③由企业内部的一个组织机构改变成为一个独立的企业的情况（由内变外） ④由一个独立的企业改变为某一企业内部的一个组织机构的情况（由外变内） ⑤由于某种特殊原因，中断了一段时间的工作，以后又恢复了正常的活动的情况（中断） 　　 ⑥仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发生改变、企业隶属关系发生改变等情况（更名） 5.档案整理工作 （2）分类方案 分类方法： 按职能分类 按年度分类 按保管期限分类 按组织机构分类 按问题分类 按专业分类 按型号分类 按项目分类 按特征分类 按载体分类 ——一级类目（大类）设置 管理类档案 ——科技类档案二级及其以下类目设置 ——会计档