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2011兰州市档案业务培训讲义—《归档文件整理规则 录入：yyxxbh?? ??2011-8-3??人气：134 ? ???? A、《归档文件整理规则》的出台背景??? 《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，也是档案基础业务建设方面的一个重大变化。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。??? 《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。它既不是全面否定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。作为档案工作的一项基础性法规标准，《规则》带来的是操作方法上的一次创新，更是一次观念上的突破。由于其内在的科学性、合理性，《规则》充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为归档文件整理改革提供了一个富有生命力的解决方案。????B、归档文件整理的方法步骤??? 第一步：收集应归档文件??? 收集应归档文件，是机关档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本机关工作活动、具有查考利用价值为依据确定。讲解《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的六个特点：根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）第三条，机关文件材料归档范围可以归纳为四个方面：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。??? 同时，《规定》第四条规定了机关文件材料的不归档范围，也包括四个方面：（一）上级机关普发且不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考、阅知的抄送文件；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿及校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关用于工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。??? 有关归档工作需要注意的几个问题：（一）为了确保机关文件材料归档工作的顺利进行，《规定》第五条要求，凡属机关归档范围的文件材料，必须按规定向本机关档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。（二）应归档电子文件包括相关的元数据和背景信息。这里需要明确两个有关电子文件的专业术语，一个是元数据，它是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。一个是背景信息，它是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理的过程与结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。（三）纸质文件包括其正本、定稿、发文稿纸和文书处理单。（四）联合召开会议或联合行文所形成的文件材料，以主办单位为主进行归档，原件由主办单位存档。??? 根据以上规定，机关文件材料的归档范围具体如下： ??? (一)应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：??? 1、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；??? 2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；??? 3、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；??? 4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；??? 5、上级机关转发本机关文件的文件。??? （二）应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：??? 1、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；??? 2、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；??? 3、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；??? 4、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；??? 5、本机关及其