信息化会计档案管理新思路.docVIP

信息化会计档案管理的新思路 ［摘 要］ 目前对于会计信息化档案管理的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面，对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白。本文在探讨我国会计档案信息化管理现状基础上，提出基于管理标准化思想的会计档案管理新思路，对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。 ［关键词］ 会计档案；信息化；管理；标准化 1 前 言 随着会计信息化的飞速发展和网络技术应用领域的不断拓宽，会计领域正酝酿着一场全新的变革。然而，会计档案管理的落后的现状已严重束缚了会计信息化的进一步发展，因而，对于该领域的研究和改进将会有效推动我国会计信息化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和经济效益服务。 通过对我国企业信息化会计档案管理现状的考察，可以看到，信息化会计档案保管存在缺乏必要的规范指导，档案的可重复利用性、完整性、共享性不强等诸多问题。本文将针对上述问题展开，着重探讨我国会计档案管理标准化的实现方式，对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。 2 研究述评 2.1 文献述评 目前国内对于信息化会计档案管理的研究多停留在存储介质维护、人员培训、制度规范和安全防范等直观操作层面，仍然是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。在文献检索中，关于会计档案管理中涉及信息化方面的研究主要有： 李玲玲（２００３）认为会计电算化下会计档案管理新特点包括：信息载体，操作流程与维护，信息范围以及对人员素质要求的改变等方面，进一步提出应当从完善硬件设施建设、各项制度，提高会计部门人员素质，优化人员配置结构等方面解决电算化下企业会计档案管理的疏漏。 蒋长明（２００５）结合ｅｒｐ实施后会计账务处理的变化，提出了集中式保管、分散式保管、集中与分散保管相结合3种保管方式，认为不论如何选择，都要以会计档案安全、完整为最终目标。 白玉（２００９）认为当前电算化会计档案管理制度仍不完善，缺乏必要的计算机维护、网络安全人才，因此应当致力于从完善硬件设施建设，完善电算化会计档案管理各项制度以及提高会计人员的素质等方面解决问题。 卢朝英（２００９）结合目前在会计电算化档案的管理中存在的问题，认为应当从强化认识，建立健全完善的会计电算化档案管理制度；引进先进技术设备；提高人员素质，完善配置结构等方面加以解决。 可见，目前该领域的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面，对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白，只是在形式上对会计信息保管由纸质转向电子介质及软件操作方面的延伸。但是应当看到，随着会计信息系统由核算型到管理型进而发展到决策型，单纯的信息保管方式的电子化已无法满足企业决策需求，我们应当将会计档案的管理工作上升到能够为企业管理决策提供及时、方便、准确、完整的信息支持的地位。面对我国目前信息化会计档案管理有关规范标准的缺失，本文将从会计档案管理标准化方面进行探讨。 2.2 《信息技术、会计核算软件数据接口》的出台 ２００５年，审计署联合财政部等单位编制的《信息技术、会计核算软件数据接口》（以下简称“国家标准”），已经批准实施。此前，会计软件的开发未从整个会计信息系统的角度来设计，而仅从单个功能实现的角度，这样开发出的会计软件不能构成一个有机的会计信息系统。 国家标准的制定和实施，为会计数据标准化建设增添了实质内容，它的主要思想是：对于所有正在使用的会计软件规定统一的数据输入、输出格式，输入、输出的信息包括必不可少的会计信息，也可以是会计软件包含的所有信息。规定了会计核算软件的数据接口要求；提出了数据元素和辅助核算的概念，为标准使用者理解会计核算的数据概念奠定了基础；规范了文本格式和ｘｍｌ格式的数据接口，为会计核算软件与其他信息系统之间的数据交换创造了条件。标准将有利于企业会计信息系统甚至管理信息系统的建设，有利于集团公司、主管机关等上级部门对信息汇总、审查，方便了会计软件的交叉升级和不同公司产品在同一环境内集成工作，同时有利于管理型和决策型会计软件市场的发展。 对于本文探讨的会计档案管理方面，国家标准将最终使企业真正实现会计档案的电子化。 3 信息化会计档案管理建议 针对我国信息化会计档案管理存在的问题以及我国制定国家标准的实践，本文从以下3个方面提出对于信息化会计档案管理的建议。 3.1 传统档案电子化——标准数据接口 标准数据接口技术能使企业的会计档案真正实现电子化。笔者认为，会计电算化的目标之一是实现会计信息的完全电子化，即对会计信息的收集、加工、传送、保存与再现均采用电子方式实现，所保存的会计信息必须能在未来任何时候以同样准确的方式被再利用，否则便不能作为真正意义上的电子化会计档案。只要现在和未来的软件都支持国家标准，且