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管理体系文件编制培训讲义 ●管理体系文件结构 典型的纵向结构管理体系文件： 管理大纲—依据规定的管理方针和目标对管理体系 A层 的描述。 B层 业务手册——对实施管理体系所需的相互关联 的过程和活动的描述。 C层 用于管理体系的作业指导书和其他文件（含记录）。 管理体系文件编制培训讲义 ●管理体系文件通常包括： 1）管理方针和管理目标 2）管理大纲 3）业务手册 4）作业指导书 5）表格 6）管理方案 7）规范 8）外来文件 9）记录 （注：可以是任何载体，纸张、磁盘、光盘、电子邮件。） 管理体系文件编制培训讲义 ●管理体系文件的作用： 1）进行描述——对组织的管理体系描述 2）作出规定——对管理体系各方面的要求作出规定 3）达到沟通——为领导与员工、部门与部门、员工与员工、管理层与操作层、组织与相关方之间的沟通提供信息 4）提供依据—为 评价 审核 管理体系及培训实施提供 改进 依据。 5）证实作用——①证实组织能力 ②证实已完成活动和 结果 6）统一行动——将过程形成文件达到作业的一致性 管理体系文件编制培训讲义 ●与文件有关的术语 1）文件——信息及其承载媒体 2）规范——阐明要求的文件 3）管理手册——规定组织管理体系的文件 4）记录——阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件 管理体系文件编制培训讲义 ●文件编码的规定 1）在程序文件中对编码作出规定 2）通常编码法则： 规定文件XXXX——XX/XX——XXXX 年度 文件序号 文件层次 单位简称 记录 JL——XX/XX——XX 记录序号 文件层次 文件序号 管理体系文件编制培训讲义 ●文件编制前准备工作 1）确定人员 2）进行培训 3）分工 4）收集资料：组织机构及职责分配 相关法规、标准 原有相关的程序、作业文件、 记录表格 管理体系文件编制培训讲义 ●管理大纲的编制 1）管理大纲是组织的纲领性文件，对外展示,对每个组织都具有唯一性 2）管理大纲的结构、格式、内容及表述方法由组织自己确定，无统一要求 3）管理大纲与业务手册、作业文件应分层次编写 4）管理大纲的内容 Ⅰ标准要求的：①管理体系的范围 ② 管理体系删减的细节及理由； ③ 形成文件的程序的引用。