职业经理人的职业化素养系列培训(109页)讲解.ppt

* 3.4 Outlook协同办公技巧 原理：其实Outlook的协同办公是通过邮件进行的 协同办公的优势（“科学回报”）： 建立更有效的信息沟通渠道； 使反馈能更加及时和反馈信息更加全面 完成完整闭环的信息流； 使工作信息能够有电子记录； 让我们建立协同办公的概念 * 3.4 Outlook日历协同原理 发起人Outlook平台 发起约会 收到接受人 确认信息 系统自动通过邮件发送 接受人Outlook平台 收到约会邀请 自动保存在Outlook 系统自动通过 邮件发送确认 接受 * 3.4 Outlook协同办公技巧 何时需要日历协同工作？ 周期性的工作、指定时间的工作，需要其他部门参与或协助的，如：每周的公司例会 建立共享日历的流程： 由约会发起人建立新约会； 点击“邀请与会者”； 选择或输入被邀请者邮箱； 收到别人发送的日历时，请点击“保存”。点击“发送”。 * 3.4 Outlook任务协同原理 发起人Outlook平台 发起任务 自动更新受任人反馈信息： 1. 任务进度 2. 或已完成 系统自动通过邮件发送 接受人Outlook平台 收到任务分配 自动保存在Outlook 接受 1.更新任务进度 2.确认任务完成 更新 系统自动通过 邮件发送更新 更新 * 3.4 Outlook协同办公技巧 何时需要任务协同工作？ 单对象任务分配：通常是上级向下级指派任务的情形，如：安排行政部下周内完成物料发送。 多对象任务分配：当某任务需要多部门或多人参与时，可选择分配至多人。（但由于多人执行任务，发起人的任务状态无法由接受任务人反馈更新） 形成有效协同任务的关键： 单人任务时，接收人应及时响应任务； 当任务完成到某阶段时，应及时更新任务进度，或者确认完成； 当接受人更新任务进度时，相关信息会立刻反馈到发起任务人的任务状态。 * 3.4 Outlook协同办公技巧 分配任务的流程： 由任务发起人建立新任务 点击“邀请与会者” 选择或输入被邀请者邮箱 点击“发送” 接受任务的流程： 收到别人分配的任务时，请点击“接受”。 更新、完成任务的流程： 定期更新任务的“状态”，完成率； 当任务完成时，请在任务打勾。 * 3.5 Outlook邮件使用技巧 保持收件箱常空，删除或存档处理后的邮件 收件箱的邮件可以分类进行处理： 马上行动：当天一定处理完，并尽可能快的处理 晚些处理：稍晚些处理，一般应该在1-3天内处理完 等待他人：已经分配给他人或者等待他人的工作结果，需要及时跟进 参考：有空的时候看的参考资料 使用邮件来追踪事项 使用会话、答复、答复所有人、转发来跟进事件进展 会话 * 3.5 Outlook邮件使用技巧 使用邮件规则来分拣、自动处理邮件 使用颜色标记来添加到期提醒 * 四、善用PowerPoint 何种情况下要使用PowerPoint？ 公众演说，培训课件； 项目计划； 好的想法、点子，创新改革方案； 讨论、介绍、分享…… PowerPoint技巧： 利用PPT来整理思路（大纲法）； 图文并茂，善用图表； * 五、办公应用的其他技巧 “拿来主义” 注重每一个细节（追求完美） 懂得要求别人 * 5.1 注重每一个细节 例子：随意的排版 时尚元素 生活元素 情感元素 主要内容 时装、饰品、化妆（美容） 旅游、健康、资讯 爱情、两性 次要内容 美发、美体 饮食、家居、星座、宠物、育儿、文化、消费、职场、理财、 亲情、友情、男性 所占百分比 50-60% 30-40% 10％ * 5.1 注重每一个细节 例子：注重细节的排版 时尚 生活 情感 主要内容 时装、饰品 化妆（美容） 旅游、健康 资讯 爱情、两性 次要内容 美发、美体 饮食、家居、星座、宠物、育儿、文化、消费、职场 理财. . . 亲情、友情 男性. . . ％ 50-60% 30-40% 10％ * 5.2 懂得要求别人 在向多部门、多人发邮件时可提出具体要求： 例如：请回邮主题和文件按照：“X月工作简报”的格式。 要求其他部门给予配合 同时也要积极配合别人的要求 养成良好、规范、专业的工作习惯是每一个职业经理人的基本功 谢谢各位！ 精品资料网（）成立于2004年，专注于企业管理培训。 提供60万企业管理资料下载，详情查看：/map.htm 提供5万集管理视频课程下载，详情查看：/zz/ 提供2万GB高清管理视频课程硬盘拷贝，详情查看：/shop/ 2万GB高清管理视频课程目录下载：/12000GB.rar 高清课程可提供免费体验，如有需要请于我们联系。 咨询电话：020值班手机网站网址： 在线文档： * * * * * * *