《秘书实务》第10章_会前筹备.pptVIP

* * [本章学习要求] 　　●会拟订科学合理的会议筹备方案 ●会制发各类会议通知 　　●会根据实际需要选择和布置会场 　　●能够做好会议资料、用品、礼仪等准备工作 第一节 准备会议方案 一、情景案例 二、基本知识 （一）拟订会议筹备方案 1．会议的主题 2．会议的名称 3．会议的时间 4．会议的地点 5．会议的议程、日程、程序 6．会议的出席范围 7．会议的经费预算 8．会议的筹备机构 9．会议的食宿安排 （二）拟订会议的应急方案 （1）人员问题 （2）场地问题 （3）设备问题 （4）资料问题 （5）健康与安全问题 （6）行为问题 三、技能训练 ■训练 按照不同的标准，可以将会议分为不同的种类。请课下通过多种途径收集会议种类的相关资料，了解会议种类的常识。 ■训练 请讨论分析什么样的地点是召开会议的理想之处？请课下通过网络搜索引擎查找一些会议地点的信息并下载下来作为资料留存。 第二节 制发会议通知 一、情景案例 二、基本知识 （一）会议通知的拟写 1．标题 2．通知对象 3．正文 4．落款 5．回执 （1）会议时间 （2）会议地点 （3）会议内容 （4）参会对象 （5）其他事项 （二）会议通知的发送 1．明确通知发送对象 5．落实回复确认环节 3．把握通知发送时间 4．准确书写通知封筒 2．选择通知发送形式 三、技能训练 ■训练1 ××公司准备在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召开2006年订货会议，于2005年12月20发出会议通知。会期为2天，1月9日报到。报到地点在××××酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费用自理。 请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。 ■训练2 请分析下面这份会议通知（邀请函）存在什么问题，并做修改。 第三节 布置会议场所 一、情景案例 二、基本知识 （一）会场的布局 1．相对式 2．全围式 3．半围式 4．分散式 （二）座次的排列 1．主席台人员座次排列 2．其他人员座次排列 （1）横排法 （2）竖排法 （3）左右排列法 3．座次标识 （三）会场的装饰 1．主席台的装饰 （1）会标 （2）会徽 2．会场背景的装饰 3．色调的选择 （四）会场的设备 ·音响布置 ·声像布置 ·其他布置 三、技能训练 ■训练1 请根据基本知识中的介绍，在老师的指导下，分别画出常见的会场布局示意图，课下并将其制成电子文档形式。 ■训练2 请通过实地观察（如学校的会议）或间接观察（如电视上的相关新闻）来感受不同的会场布局的区别。 ■训练3 请虚拟一份某次会议的主席台就座人员的名单，然后按照就座人数为奇数、偶数及前后双排等不同情况，画出主席台示意图。 第四节 其他准备工作 一、情景案例 二、基本知识 （一）准备会议资料 1．文件性资料 2．服务性资料 （1）程序文件 （2）参考文件 （3）管理文件 （4）指导文件 （5）主题文件 *