档案管理基本知识摘要.pptVIP

工作内容和利用形式 利用要求 借阅原则 以利用者为服务对象，以库藏档案为服务手段，采用多种利用形式和方法，开发和直接提供档案为各项工作服务。 借阅：包括出借、阅览、送货上门、电话借阅。 提供复制件(复印)。 印发目录、通讯、报导及汇编材料。 咨询服务，办展览会。 提供服务要做到主动热情、耐心、周到、细致。 熟悉档案内容和存放位置，能迅速、准确地提供利用。 档案利用要符合保密和安全规定。 要严格遵守保密制度，保密资料须经主管领导批准后方可借阅，借出后不得复印，用完及时交还。 谢谢大家 * 归档范围，是指在一个单位产生的所有文件中需要归档的部分。 国家8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。 制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用蓝黑墨水或碳素墨书写。 归档材料必须是原件，复印件、打印件与原件一并归档。 归档文件的有关内容应依次逐件登记。 案卷或卷盒的封面、脊背项应填写清楚 认真填写盒内或卷内备考表。 文书档案的整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。 文件材料的组卷步骤： 分类组卷---划分保管期限---抄卷内目录---装订---编页号---拟标题---填写案卷封皮（封面和背脊）---填写备考表 2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22---2000《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。 2003年自治区档案局印发《新疆维吾尔自治区,〈归档文件整理规则〉实施细则》的通知。 《归档文件整理规则》 科技文件的概念和基本类型 科技档案的概念 科技档案的收集工作 科技档案整理工作的原则 科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。 科技文件的产生与形成，是以国家的专业技术政策、标准、规范为指导，是以有关行业、企业的标准化、规范化制度为依据的，凡是定稿的科技文件，一般都要履行严格的审签程序。 图样科技文件 文字科技文件 其它形式的科技文件 非纸质载体的科技文件 2000年12月11日由国家质量技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》，对科技档案定义为：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 ①科技档案产生于生产、科研、基建及其管理活动之中，他包括自然科学研究活动，水文、气象、天文、地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，建筑施工活动，产品的研发活动，以及农业科技和生产活动等等。 ②定义区分了科技档案同政务档案的范畴，是档案种类之间的区别。 ③科技档案同科技资料的本质区别是原始记录性。科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手资料，而不是事后另行编写和搜集的。 集中统一管理原则。 要遵循科技档案的自然形成规律。 要保证科技档案的完整、准确。 遵循科技档案的自然形成规律，保证科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。 工作内容 工作步骤 工作原则 对档案的完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检查。 对其保存和使用价值进行鉴别，确定保管期限。 编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。 成立鉴定小组，以总工为主。 制订和修订各类档案的保管期限表。 初始鉴定：收集时首先鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大小确定保管期限。 后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定，确定其存毁问题。鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。 鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观点，防止片面性和实用主义。 鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。 鉴定结论正确，销毁档案手续齐全。 工作内容和步骤 入库要求 首先将整理好的案卷，按分类要求存入档案柜，有醒目的标志。 对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和档案存放示意图。 对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借出的档案要及时催还。 对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。 做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿度。 搞好库房及其周围的环境卫生。 要制订档案的保管、保密和销毁制度。 库房要有温度控制，做到“三分开”，达到“七防”要求。 装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。 要符合安全和保密要求。 工作内容 统计原则 掌握家底，全面统计各门类各种载体档案的数量。 做好当年各门类各种载体档案的接收移交、鉴定