怎样拯救我们的“脑”资料.ppt

＠平凡不美 经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？ 结构 建立完善的文件结构 命名 规范化地命名文件夹 归档 周期性地将文件归档 1 2 3 清洁 Seiketsu 4S 软件 清洁 Seiketsu 4S 2、安装软件 1、下载软件 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 资料 2、归档资料 1、下载资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。 培养每天清洁的良好习惯？ 下载的各种资料放在临时文件夹； ＠平凡不美 总结 思想 清理 环境 整理 电脑 管理工作 电脑的空间因整理变大！ 思想的空间因总结变扩！ 生活的空间因清理变宽！ 素养 Shitsuke 5S 理 ＠平凡不美 素养 清洁 整理 整顿 清扫 小结：电脑文件管理的”5S” 文件架构 建 区别文件 分 定期归档 归 每日整理 整 效果不错 推 如何去做 怎样改进 为什么做 封面 * 文档文件的保存的属性需要告诉大家，文件属性有只读.存档，隐藏3个属性， 1、存档的文档可以改写它的内容， 2、只读文档不能改写内容，假如你把存档的记事本改成只读，那你就不能改动它的内容，这个属性可以使用为防内容改写。 3、隐藏，当你保存以后在电脑分区，文件夹里是看不到这个文件的，只有当你设置开始－－控制面板－－文件夹选项－－查看－－隐藏文件和文件夹－－选中显示所以文件文件夹，应用，确定，这样才可以看到被你隐藏的文件夹或者文件。 “只读”属性是为了防止因修改而产生数据丢失的一种措施，在必要的时候，它可以挽回因操作失误而造成的损失。 “隐藏”属性可以使文件在文件列表中无法发现，能够防止因误操作而被删除，还带有一定保密功能。 * 5S起源于日本，是国际上较流行的一种先进的企业现场生产管理方法，其目的是保证企业能够以最高效的，和最节约的方式生产。为了提高办公室办公人员的工作效率，分析办公工程中遇到的问题，造成效率低下的原因，制定防治对策显得尤为重要。“5S管理”应用到办公电脑的文件管理具有一定的现实意义。5S是什么？ 　　5S是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。 * 1、建立最适合自己的文件夹结构 文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如…… 同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。 感悟：这是分类思想的应用。管理大量的文件分类是最简洁的方法。比如你可以建立一个“项目管理”的文件夹，用于存放所有项目文件。在这个文件夹下面可以建立以时间顺序为名称的子文件夹，如“01-MyFile-RS、10-MyFile-BB”。这样会方便你的查找。 2、控制文件夹与文件的数目 文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。 这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。 另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。 四、注意结构的级数 分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。 越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。 文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。 感悟：个人认为文件夹层数以不超过三级为宜。除非是那些陈年老文，藏的深就深一点儿吧。 * 素养是比清洁更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新的文件资料，处理所有需要整理和存放的资料，进而逐渐养成习惯，形成高效的、有序的工作作风，从整理电脑推而广之，直至整理你的办公室，整理你的工作，整理你的思想。这就是素质的提高。 * 至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立