行政部作业指导书解析.doc

 目录 一、 物业管理服务人员配备 3 二、 物业档案管理 4 三、 物业管理处员工办公行为规范 6 四、 仓库管理制度 8 五、 更衣室管理规定 9 六、 制服、工牌及更衣柜管理制度 10 七、 管理处章使用制度 11 八、 行政物品使用制度 12  物业管理服务人员配备 管理处各部门、各岗位的人员配备数 序号 部门 岗位 班次 人数（人） 1 管理处 驻场经理/秘书 周一至周五日班，双休日休息 2 客户服务部 客户服务经理/ 副经理 周一至周五休息1天，双休日休息1天 客户服务助理/前台 4人12小时，做一休一，1人客户服务助理/前台周一至周五休息1天，双休日休息1天 3 投报中心 客户主任 日班，周一至周五休息1天，双休日休息1天 客服助理／验证工程师／钥匙管理员 日班，周一至周五休息1天，双休日休息1天 小计 4 物业部 物业经理／物业主管／助理安保主任 周一至周五日班，双休日休息 安保主管／高级管理员 做二休二，12小时1班 监控安保员/门岗安保员 人行通道安保员／楼层巡逻安保员 车库／车道安保员 做二休二，12小时1班 做一休一，12小时1班，早班 小计 5 工程部 工程经理／文员 周一至周五日班，双休日休息 工程主管 周一至周五休息1天，双休日休息1天 强电技术员 1人周一至周五日班，双休日休息；2人12小时，做一休一 弱电技术员 做一休一, 12小时 万能工 周一至周五休息1天，双休日休息1天,两人对翻 运转班 做二休二，12小时1班 电梯协管员 周一至周五日班，双休日休息 空调技术员 周一至周五日班，双休日休息 给排水技术员 周一至周五日班，双休日休息 小计 5 财务部 会计/出纳 周一至周五休息1天，双休日休息1天，两人对翻 人事 周一至周五日班，双休日休息 仓库管理员 周一至周五日班，双休日休息 小计 总计 物业档案管理 资料的收集 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段对小区的档案资料进行管理。建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。 资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到建筑本体、公共设施，小到每项设备标牌都有详细的资料收集。 资料分类整理 收集后的所有信息，统一由专人集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。 资料归档管理 归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。根据实际需要，本项目档案管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑、并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 档案的查阅借用都应有严格的规定：必须由具备资格的人员经登记后方可借出；归还时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。 档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质。 档案资料的管理 设备档案资料的管理 设备设施档案资料（竣工图、说明书、合格证、许可证、协议书、批复、执照等）齐全，建立设备台账、目录清晰、项目齐全、管理完善、随时查阅。 工程竣工后，专人负责档案资料的索取、整理、分类、编目、归档、入库。 建立标准化档案资料库，使档案资料可靠、完整地保存。 运用现代化手段，档案资料实现电脑化管理，检索方便。 建立档案管理制度，完善档案收集、移交、归案、查阅、归类调阅手续，使档案资料处于动态监控中。 建立综合设备台账制度，建立全寿命设备管理制度，把设备全寿命期内的设备本体、日常运行、日常维修、技术改造、报废等工作建立完整的档案库。 管理处档案资料的管理 对与管理质量有关的管理性文件、质量体系文件、技术性文件及资料等进行控制，使文件处于受控状态，按《程序文件》的规定进行管理，保证相关场所使用有效版本的文件，作废文件按一定的程序处理。 由行政财务部负责质量体系文件、管理性文件、技术性文件、相关外来文件、资料的发放、更改控制等管理。 建立一套完整的收发文管理制度，包括对外行文、内部行文管理办法；对规定文件的编号、格式、打印、校对、发送、存档等。对外来文件的登记、传阅、批复、催办等做出规定。 质量记录保存完整，根据《程序文件》的规定分部门（工程、安保、