中化国际电电子化报销财务规范手册.docVIP

中化国际电子化报销系统 财务规范手册 财务总部会计税务部 二零一零年八月 1．适用范围 适用于中化国际本部及各分公司、办事处。 各子公司应制订适合本单位的费用管理办法,报中化国际财务总部会计税务部备案。 2．目的 为加强公司费用的管理和控制，规范费用报销手续，加强费用预算监督,根据国家有关制度并结合公司实际情况制订本规程。 3．职责 各部门总经理—作为本部门费用控制的第一职责人，对费用真实性、合理性进行审批。 各事业总部财务总监—对业务人员费用预算执行进行审核。 财务总部费用管理岗—对职能人员费用预算执行进行审核。 费用单据审核岗—对单据合法性、合规性、金额的准确性进行审核。 出纳岗：负责现金、银行款项的支付。 4．定义 4.1本规程所称“费用”仅指管理费用，不包含经营费用。 4.2可控管理费用指：招待费、通讯费、邮电费、差旅费、交通燃料费、办公用品费、会议费、广告宣传费、修理费、其他管理费。 4.3不可控费用指：房租费、物业管理费、折旧、财产保险费、税费、规费、律师诉讼费、咨询费、审计费、信息费。 4.4专项费用是指：咨询费（法律咨询费、人力资源咨询费、绩效咨询费、精益咨询费、信息技术咨询费、工程技术咨询费、项目研究咨询费、市场调查咨询费、财务咨询费、评估咨询费等）、审计费、律师诉讼费（律师费、诉讼费）、广告宣传费、IT信息费、修理费（IT类修理费、非IT类修理费）、培训费、会议费。 5．前言 电子化报销系统财务规范手册是对中化国际电子化报销系统的内容及操作规范的手册，我们将根据系统设置的功能及操作程序进行系统详细的介绍。 进入路径：在中化国际OA平台首页面中导航栏点击“电子化报销”，进入下一步骤： 电子化报销系统费用制度 费用咨询 7．个人信息修改 7.1银行卡信息的首次录入： 7.1.1要求：银行卡必须是建行卡。 7.1.2如果是首次使用电子报销系统，系统会跳出：“您的建行卡号或者工号为空，请输入”的提示(如图1)，在个人信息设置框录入相关信息，员工工号通常自动默认，建行卡需要报销人准确填写，内容必须是完整的数字且数字之间不能有空格或其他字符（如图1.1.1） 图1 图1.1 图1.1.1 7.2银行卡号的变更操作： 点击“建行卡填写及变更”，进入下一步骤。 在“建行卡填写及变更”对建行卡号进行更改，注意核对银行卡卡号。无误后“确定”。 7.3手机短信通知及变更 短信通知的目的是为员工及时了解报销款到账的情况，员工的报销单在流程结束后会收到邮件提醒通知：“您的***流程已审批结束并归档请等待资金到账[见短信通知]”,这点针对的是办理了短信通知的员工，没有办理此业务的员工报销款到账情况，请查询银行卡信息。 短信通知办理 员工填写工作联系单送至财务总部出纳岗，联系单上要写明上海建行银行卡、上海手机号，身份证号、所属部门等信息。财务总部出纳岗处集中统一办理。 如果涉及到的是外地手机，建议员工自行办理短信通知服务，以便及时了解报销款的到账情况。 7.4变更事宜的特别说明 银行卡、手机号信息非特殊情况不能变更。如果因特殊原因确实需要变更的，请写《工作联系单》交至财务总部出纳岗统一办理变更手续。 7.5员工离职后，不再享有公司短信服务。 8．电子报销系统的操作规范 8.1 专项(大额)费用 定义 归口部门 报销附件 咨询费 法律咨询费 　 法律部 合同、服务协议、发票、按时计费的中介机构，提供详细工作内容及所花费时间的账单 人力资源咨询 　 人力资源部 绩效咨询费 　 绩效管理部 精益咨询费 　 精益管理部 信息技术咨询 　 信息技术部 工程技术咨询费 　 战略管理总部 项目研究咨询费 　 战略管理总部 市场调查咨询费 　 战略管理总部 财务咨询费 　 财务总部 评估咨询费 　 财务总部 审计费 　 财务总部 批准文件、执行合同、有关资料和发票 律师诉讼费 律师费 公司聘请法律中介机构产生的费用 法律部 同上 诉讼费 法院或仲裁机构收取因诉讼或仲裁产生的费用 会议费 公司或各部门组织会议、外部会议、论坛、讲座 总经理办公室 　 广告宣传费 　 总经理办公室 同上 修理费 IT设备修理费 　 信息技术部 同上 非IT类修理费 　 总经理办公室 IT信息费 　 信息技术部 同上 培训费 人力资源批准