物料采购试实施办法详解.doc

第一章 总则 第一条 目的。 为加强本公司采购工作管理，规范物资采购作业事务，提高物资采购效率，特制定本办法。 第二条 采购基本要求。 1．采购对象。采购前对厂方材料质量、性能、报价水平、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。 2．价格、质量。以合理价格采购较高品质的材料。 3．时限。配合使用部门需要日期及需要量，联络厂方即时供应。 第三条 采购方式。 采购部门应根据材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。 1．定期合同采购。对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的材料，可选用本方式办理。 2．特约厂商采购。对于用量低、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由采购部门择定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂洽购。但在付款前应将采购物品价格、质量等相关资料送采购部门审核。 3．一般采购。采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。 第二章 确定采购需求 第四条 请购单。 1．请购应按照存量管制基准和用料预算，并参考库存情形开立请购单，在请购单上逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。 2．来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。 3．特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”“备注”栏内注明原因，以急件递送。 4．公务用品由物管部门按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填“请购单”办理请购。 5．以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如招待用品、书报、名片、文具、报表，以及小额采购的材料等。 第五条 期限 1．采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。为达到这一要求，掌握适当采购时机，采购部门应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟定各项材料采购作业处理期限，呈总经理核准后公布实施。原则上应以供货合约拟定的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。 2．原定采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈总经理核准后通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。 第三章 实施采购 第六条 权限。 特约厂家采购项目由总经理核批，涉及资金超过 元的采购，需呈总经理审批。 第七条 供应商选择。 1．各项材料的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况除外），各家背景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡”上存档备用。对于未达本公司标准的材料，采购部门应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。 2．新供应商的开发，由技术部、生产部、质量管理部会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制“供应厂商资料卡”（若由于采购时效而由采购人员自行开发，则由采购人员填制）呈总经理核准后，列为备选厂商。 3．对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购部门以签呈方式说明原因，送生产部复查，并呈总经理核准后通知对方。 第八条 询价 1．采购部收件人员收到“请购单”或“外购单”时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业。 2．各采购经办人员收到“请购单”或“外购单”，应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。 3．询价程序。 （1）由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象（特殊情况如独家制造，独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外），并填写在“请购单”上。 （2）对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”，连同“报价单”一并送采购部，作为议价时参考。 （3）采购经办人员询价时，应将询价截止日期填注于“请购单”内，以便通知供应厂商。 （4）采购经办人员于通知厂商报价后，应紧跟催促进度。 4．询价完成后，采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办人员，据以议价。 5．若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购助理人员可将全部资料填制“采购事务征询单”，连同有关报价资料送请采购部门签注意见。签注完成后，送采购经办人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。 第九条 议价 1．采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录、“供应商资料卡”及市场行情，经成本分析后，拟定议价对象、议价策略及拟购底价（并报告有关主管），以供议价之用。 2．议价。 （1）议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款等。 （2）议价可采用多种形式进行。议价完成后，由采购经办人员拟定合作对象，