管理文秘精讲与实务详解.ppt

二、信息工作的程序 信息收集 信息加工 信息的载体转换 信息利用 信息反馈 1、信息的收集 ①收集面要广 ②分辨力要强 ③渠道要多 2、信息的加工 ①具备“信息感” ②信息加工技术 ③目标化加工理念 3、载体转换 ①提高信息效率 ②转换过程注意保密 4、信息利用 ①核心阶段，终极目的 ②汇报、发布、传播、存储 5、信息反馈 适用程度、效益效率及存在的问题考察检验 调研工作 一、调研工作的基本要求 ①分析领导决策，确定调研选题 ②实事求是，调研内容符合客观实际 ③注重实效，调研成果着眼于解决实际问题 二、调研工作的一般程序 ①确定调研主题 ②确定调查对象 ③选择调研方法（访谈、问卷、表格等） ④处理调研结果（归纳、对比、计算、图示等） ⑤撰写调研文章 会议管理 会议秘书人员的素质及会议秘书机构的设置 会议工作的基本流程 会议秘书人员的素质及会议秘书机构的设置 一、会议工作对秘书的基本要求 ①较强的组织协调能力和办事能力 ②正确认识自己在会议中的角色，提供最优质的服务 ③工作细致周密 ④要注意保密 二、会议秘书机构的设置和工作人员的调配 秘书处 秘书组 会务组 宣传组 翻译组 保卫组 总务组 会议工作的基本流程 一、会前的准备 ⑴拟定会议计划书（工作方案） ⑵选定会议议题 ⑶拟定会议议程、日程 ⑷准备会议文件 ⑸确定出席、列席会议人员 ⑹与会人员编组 ⑺选定、布置会场 ⑻制作会议证件 ⑼发会议通知 ⑽制定会议须知 ⑾负责会议报到 ⑿申请会议经费 ⒀安排好会议值班工作 二、会中工作 ①会议记录 ②会议值班 三、会后工作 ①清理文件 ②安排离会 ③修订文件 ④撰写会议纪要 ⑤结算会议经费 ⑥会议效果评估 文书撰写与管理 文书的撰写 文书处理 文书的撰写 一、文书的基本内涵 ①公务文书（法定效力、规范体式） ②事务文书（选择文种、准确表达） ③商务文书（格式规范、措辞准确） 二、文书的基本格式 1.公文用纸 标准A4纸，双面印刷 2.行文格式主要要求 ①发文机关标识 ②发文字号 ③文件标题 ④正文（含主送机关名称和落款） ⑤附件 ⑥成文时间及印章 ⑦发文机关署名 ⑧主题词 ⑨抄送机关 ⑩页码 公文的制作 ①根据需要完成写作，并经领导审核定稿 ②合理设置页面、字体、字号 ③利用“边框和底纹”命令制作发文红线 ④利用“双行合一”命令制作公文落款中的单位名称 ⑤利用小技巧制作公文落款中的粗、细横线 ⑥给公文添加页码 常见文书的写作要求 一、文书写作的基本要求 ①合乎政策、遵循法规 ②实事求是、注重实效 ③文体规范、准确严谨 二、文书的基本行文规则 ①根据机关间的工作关系准确行文 ②选择适宜的行文方式，一般不越级行文 ③正确选择主送、抄送机关 ④明确发文权限，不越权行文 ⑤坚持“党政文件分开”的原则 三、文书写作的一般步骤 ①写作前的准备 确立 公文主题 明确行文 目的和要求 选定 公文文种 备齐 材料 确定具体 表达方式 ②撰写文稿 安排好 结构 拟出 写作提纲 正式撰拟文稿 ③审核修改 秘书自己审核----办公室负责人审核----领导审核签发 四、常见文书的写作方法 ①常见模式——请示、报告、通知 ②写作规则 ③常见文种 文书处理 一、收文处理程序 “组织文件按程序运转，达到查阅处理目的” ①签收--拆封、清点、分类 ②登记--逐项登记，不得跳号 ③分发--严禁横传，检查清理 ④拟办—拟办意见力求简洁、准确、及时 ⑤批办--（原则性意见）署名、日期 ⑥承办--件件有着落，事事有回音 ⑦催办--缓急程度，办理时限 ⑧查办--督促办理、限期办理 二、发文处理程序 ①拟稿 （切忌大话、套话、空话） ②核稿 ③签发 ④校对 ⑤印刷 ⑥分发 电子公文的管理 一、电子公文的内涵 — —以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。 二、电子公文系统的使用 如何处理工作中的冲突 一、正确看待工作中的冲突 ①冲突不可怕，未必是坏事 ②切记焦虑慌张，感情用事 二、处理工作冲突的基本原则 ①维护团结，客观公正 ②科学灵活，讲究方法 ③善于分析，及时汇报 三、冲突的处理方式 ①缓兵之计 ②淡化差异 ③强势影响 ④各行其是 ⑤整合意见 秘书的事务管理 接待与宴请 日程安排与电话管理 印信管理与检查监督 信息管理与调研 接待与宴请 一、接待工作的基本准备 1、心理准备 ①真诚与热情：“来的都是客” ②协调与沟通 ③严谨与自持 2、物质准备 ①环境准备（硬环境/软环境） ②接待用品的准备 3、基本信息和业务知识的准备 ①来宾情况（基本资料、喜好与禁忌） ②来宾可能了解的信息 ③组织及其产品概况 ④当地基本信息（以便尽地主之谊） ד一问三不知” × 4、接待计划的制定 ①确定接待规格