文秘工作(王守福教授]详解.ppt

危机管理过程的任务 加强监测防范 及时控制处理 注重恢复重建 认真评估总结 1、加强监测防范 （1）做好监测预报 （2）制定应急预案 （3）进行预案演练 （4）强化危机教育 2、及时控制处理 （1）第一时间识别 （2）控制危机发展 （3）实行综合处理 3、注重恢复重建 （1）社会方面 （2）物质方面 （3）精神方面 4、认真评估总结 （1）调查原因 （2）评估程度 （3）提出改进 公共危机应急管理工作流程 信息报告 先期处置 应急响应 指挥协调 应急结束 掌握危机传播沟通的四个“度” 态度要好 速度要快 尺度要准 梯度要备 在领导者的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家K·亚历克·麦肯齐在其所著《时间管理》一书中，提出二十道测评题目： 1、秘书知道你在组织中的职责范围和全部活动吗？他是否了解你的目标和意向？以及怎样将目标和意向同组织的总目标相结合的？ 2、假如你离开机关3—4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？ 3、他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？ 4、如果你不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？ 5、他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、帮助人，把别人的事放在心上吗？ 6、他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他的工作有条理吗？ 7、他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？ 8、他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时送给你最新的文件？ 9、他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、使用电脑和听电话的态度）是否无可指责？ 10、他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能象平常那样继续工作？ 11、他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？ 12、他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你注意那些与本单位及与你个人事务有关的出版物？ 13、他是否成为本单位一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己是很难获得、不便获得或不能获得的？ 14、他是否有个人进修计划？他是否参加管理方面的课程或讲座？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的客人，或者你的行业？ 15、他说话是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而准确地传达你的指示？他能否了解你对某项政策和行动的想法，并像你一样准确地告诉别人？ 16、他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？ 17、他能否象管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托给别人，并督促他人负责地完成？ 18、在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？ 19、他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝活动？ 20、在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告？ （五）批评的技巧 首先，批评要从团结的愿望出发； 其次，批评一定要看对象； 第三，批评要把握时机和场合； 第四，批评要恰如其分； 第五，先表扬后批评； (糖衣药片的启示) 第六，批评要引起自我批评。 （六）劝导的技巧 1、心理接近法 2、顺水推舟法 3、寓贬于褒法 4、由此及彼法 5、危言耸听法 （七）沉默的技巧 ”沉默是金。” 恰到好处的沉默胜过千言万语。 一是沉默表示友好和谦虚； 二是沉默表示自信和力量； 三是沉默显示你的成熟和机智； 四是沉默能够化解矛盾纠纷。 五是沉默要选准时机和场合。 1、当别人传播小道消息时，你不要推波助澜； 2、当别人议论第三者的是非长短时，你最好淡然一笑，默然置之； 3、当别人在发牢骚、宣泄心中的怨愤时，你最好不要火上浇油，同病相怜； 4、当别人对你产生误会时，你可做适当解释，但不必作过多的辩白。时间可能是最好的证明。 5、当领导当众批评你有出入时，你最好保持沉默，会后向领导单独解释清楚，不要当众辩解。 什么情况下应保持沉默 哪些情况下需要决绝对方: 1、对方向你借钱借物而你不愿借时; 2、对方向你求爱而你不愿意时; 3、对方托你办事而你不能办理时; 4、对方约你吃饭而你不想参加时; 5、对方预约拜访而你不想见面时； 6、其他需要决绝对方的情况。 （八）拒绝的技巧 既达到拒绝目的，又不伤害人际关系。 1、语言暗示法 2、时间拖延法 3、巧妙回避