文书档案归档文件整理方法要点.ppt

* 整理步骤之五： 排 列 ◆ 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 （如“年度—机构（问题）—保管期限” ）， 按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。 ◆ 相同保管期限的会议文件、统计报表、（介 绍信存根）等成套形成的文件应排列在一起。 * 整理步骤之六： 编 号（指编制档号） 完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页上方（我市统一为上方正中）空白处加盖归档章，编制档号。 * 图示1：归档章式样 （注：标有“*”号为选择项，下同） * 全宗号：填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的 全宗代号。 年度：填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注 公元纪年。如“2010”。 保管期限：标注归档文件保管期限的全称或代号。可用“Y”代 表永久（我市不用Y ），“30”代表30年，“10”代表10年。 馆编件号：在档案移交进馆时，按进馆要求填写。 机构(问题)：按组织机构分类的，填写机构的全称或规范简称；按问题分类的，填写问题(职能)的分类名称。 室编件号：由档案室填写归档文件在同年度、同机构（问题）、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类目内，从“1”开始逐件编流水号。 * 档号（编互见号要用） 全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号 11 2010 17 办公室 永久 11—W2010—办公室y—17 （11号全宗文书档案2010年办公室永久保管期限的第17件） * 整理步骤之七： 归档文件目录 分年度、分保管期限编制归档文件目录 图示2：归档文件目录表头式样 * 件号：逐件填写室编件号 责任者：填写文件的署名者或发文机关的全称或规范。 组合件填写本件第一份文件的责任者。 文号：填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度和顺序号。 组合件填本件第一份文件文号（简报不填）。 题名：填写文件标题。无标题或标题不规范，应自拟题 名。自拟题名两端应加方括号“[ ]”。 日期：填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。 以8位阿拉伯数字标注年月日,如。 页数：填写每一件归档文件的总页数。 备注：填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见 号、文件破损情况等。 * ※ 关于“归档文件总目”和档案的排架 一、总目格式 2011年归档文件总目（档案局新修订）.doc 二、档案排架 永久、长期或30年保管期限的档案可接续排列； 短期或10年保管期限的档案宜单独排列。 * 归档文件目录装订方法 1、归档文件目录应装订成册，一年一本。永久、30年保管期 限的档案目录排完后，再接着排10年保管期限的档案目录。 2、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。 一式两套。 3、目录前设归档文件总目。 4、目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构 （问题） 等项目。 * ★ 归档文件目录排列编号 ☆ 方式一：一年两本目录。永久、30年保管期限的档案 一年编一本目录；10年保管期限的档案单独编一本目 录（主要是考虑到不进馆）。 ☆ 方式二：一年一本目录。永久、30年保管期限的档案 目录排完后，再接着排10年保管期限的档案目录。(标 准认可的） * 图示3：归档文件目录封面式样 * 整理步骤之八： 装 盒 ◆ 编目完毕的文件按室编件号顺序装入 档案盒。 ◆ 不同保管期限的归档文件不得装入同 一档案盒中。 ◆ 档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行 政管理部门统一监制。 * * 盒 脊 5、起止件号：填写盒 内归档文件的起始 和终止件号，中间 用“—”号连接。 6、盒号：档案室用铅 笔填写档案盒的排列顺 序号；移交进馆的，按 进馆要求填写。 4、机构（问题）： 同归档章填写方法。 2、年度：填写文件 材料的分类年度 1、全宗号：同归档章 填写方法 3、保管期限：填写盒内文 件的保管期限。分为永久、 30年、10年三种。 * 全宗号 88 年 度 2011 保管期限 30年 机构（问题） 综合 室 起 1 止