高效时间管理讲解.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 衡量任务重要性的三个标准 3.2分清轻重缓急 1. 我在压力之下表现最好。 （ ） 2. 我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ） 3. 我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ） 4. 我休息时会觉得不安。 （ ） 5. 我似乎永远在赶时间。 （ ） 6. 我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） 7. 我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ） 8. 我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ） 9. 我处理危机时表现最好。 （ ） 10. 处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ） 11. 我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） 　 12. 当我为了处理突发状况,必须取消约会或中途离开,我认为别人应该能谅解。（） 13. 我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ） 14. 我常边工作边吃饭。 （ ） 15. 我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16. 一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ） 3.2 分清工作的轻重缓急－急迫性指数测验 如果不能有效分配事件 紧 急 不重要 不紧急 重 要 筋疲力尽 危机管理 长期处于压力下 没有时间 总要寻求支持 愿景 / 平衡 纪律 / 控制 少一些危机 进一步的发展 走向成功 无法有责任感 依赖于他人或组织 会很快失业 停滞不前 失败 没有好朋友 只按短期目标行事 危机管理/经常变化 认为计划,目标无意义 关系很浅或破裂 觉得自己是受害者 做事无成效 3.2分清轻重缓急 优先事件管理矩阵 迅速反应优先处理 马上做 给予充分重视 定期用时间来计划实施 需尽快解决，但可以交由他人处理 有效授权 既不重要 也不紧急 授权/降低标准/放弃 3.2分清轻重缓急 学会说“NO！” 耐心倾听 如无法当场决定则要告诉他你要考虑多久 显示慎重 表情应和颜悦色，但态度坚定 指出拒绝的理由，拒绝的是所托之事而不是他 如有可能为他提供其他可行途径 切忌透过第三者来拒绝 3.2分清轻重缓急 如何对付不速之客 定期与下属会面 授权别人对约会事宜作初步之安排（如有秘书） 不要采取无条件的“门户开放政策” 预留灵活时间 在办公室外接见外界不速之客 站立会客 控制会谈时间 宁可提早上班，但不要延迟下班 3.2分清轻重缓急 授权的定义--上级委派给下属一定权力，使他们在一定的监督下完成所委派的任务 实质--通过权力的转移（高层→中层→基层→操作人员），实现上级时间的节省 目的--管理者把理性的工作交给别人去做，从而省下时间去做更重要的事 好处--不但省时，还使团队内每个人感到受重视，增强责任心，组织更有活力。 授权是时间管理的重要途径 有效授权 3.2分清轻重缓急 确定授权内容的步骤 3.2分清轻重缓急 应该授权的事—看着ⅢⅣ象限 必须授权 应该授权 不应该授权 授权风险低 经常重复 下属做会更好 下属能够做的更好 马上就可以分配给别人做的事情 刚任职不完全具备能力 从来没做过 授权风险大，但有控制点 花一点时间训练，就可以分配下去 需要身份的 制定工作标准，设定工作目标 重大决策 信息披露有限制的 不能授权的工作 1、与领导接触和沟通的事情； 2、跨部门协调的事情 3.2分清轻重缓急 年计划——活动计划表 年度目标： 一月 二月 三月 四月 五月 六月 工作计划 生活计划 七月 八月 九月 十月 十一月 十二月 月份 月份 工作计划 生活计划 3.3制定计划 周计划工作安排 第 周 事件 任务 优先级 时间安排 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期天 项目1 项目2 新产品研发 新产品技术研讨 新产品项目的启动 内部培训 1 3 2 4 1 3 2 4 3.3 制定计划 每日工作计划表 9月9日（星期三） 8:00-9:00 9:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:30 13:30-14:30 14:30-15:30 15:30-16:30 16:30-17:30 17:30-18:00 18:00-20:00 Evening 优先事件 3.3制定计划 规划你的时间 时间规划基本原则:60:20:20 未纳入计 划的, 20% 突发的, 20% 计划好的, 60% 3.3制定计划 我希望在这一年过去以后得到什么？ 除此以外这一年中还有哪些事情需要我花费时间 我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？