案例105称职的“管家婆”讲解.ppt

案例105 称职的“管家婆” 韩静是永恒公司的办公室秘书，由于她为人忠厚老实，踏实肯干，总经理决定公司的公章由她保管，介绍信由她出具。但也叮嘱她一定要保管好公章，不能丢失，使用公章和出具介绍信时一定要遵守公司的相关规定，要严守把关。韩秘书掌管公章后，同事们都戏称她为“管家婆”，大权在握，不得了啦！韩秘书可不这么想，她觉得责任重大，领导信任她，她一定要当个称职的“管家婆”。 为了规范用印制度，韩秘书制作了用印申请表和用印登记表，不管是个人还是部门来盖章，韩秘书都严格审查，确认是否已经过公司领导签字批准，否则，一律不给盖章。用印完毕，及时进行详细的登记。平时不用印的时候，韩秘书都把公章锁在保险柜里，用印的时候也是用完之后马上放回锁起来。 韩 韩秘书对介绍信的管理也很严格，跟公章锁在一起，从来不把介绍信乱放。在出具介绍信时，她也都根据领导的签字，并在存根上加以记载，按照介绍信编号顺序详细地填写完介绍信和存根的内容后，小心地盖好骑缝章和文末落款章。 有一天，销售科的张副科长来找韩秘书，请她给开个介绍信并加盖公章，说他要到深圳出差，洽谈一笔业务。韩秘书请他出示领导的签字，张副科长说：“你知道，老总出国了，两天后回来，可我明天就要出发，飞机票都订好了，要不，你就破例一次吧。”韩秘书坚决地说：“公司有规定，我也不敢破坏，要不，老总就该炒我鱿鱼了。”张副科长说：“那你说则么办？我这可是公事，一大笔买卖，要是耽误了，谁也负不起这责任。”韩秘书想了想，说：“那你去找刘副总签字吧，总经理说过，他不在的时候，刘副总签字就也可以。”过了一会张副科长拿着刘副总签字的用印申请单回来了，韩秘书核对过签字后，按程序给张副科长出具了介绍信。 在年终的总结表彰会上，总经理点名表扬了韩秘书认真负责的态度。 分析与评论 印章盒介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行驶职权的凭证，严格按规定使用是秘书部门和秘书人员的重要职责。秘书人员使用印章和介绍信时，应该经本单位领导批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自做主。不能违章用印，以印谋私，杜绝滥用印、私用印、空用印，以及不经领导同意私自将印章带出办公室。秘书人员应该严格执行监印制度，对不合法或不合手续使用印章、介绍信的，有权拒绝盖印或提出异议，而不能违反规定“有求必应”。再者，秘书要妥善保管印章盒介绍信，牢固加锁，随用随开，用毕锁好，以防被盗、丢失，给自己和公司带来无法挽回的损失。本案例中，韩秘书可称为称职的“管家婆”。 思辨题 1.人们习惯把印章称为“印把子”，把它比作权利的象征，为什么这么说呢？ 2.秘书人员应该怎样才能成为称职的“管家婆”？ 3.怎样制定规范的用印申请和用印登记表? 4.怎样写好介绍信？ 1.人们习惯把印章称为“印把子”，把它比作权利的象征，为什么这么说呢？ 机关、单位的印章是机关、单位权力的象征和职能的标志，具有一定的权威性。这种权威性来自机关单位及其领导人的法定性。各级各类国家机关都是按有关的组织法和编制法建制的，社会团体和企事业单位业经注册登记后也具有法定地位；领导人也都是经过法定程序产生的，担任一定的职务，具有某种权威。而印章就是机关、单位及领导人的职责权限的象征。一份文件，一经盖上机关、单位或单位领导人的印章，就表示已经受到该机关、单位的认可并正式生效。 印章的主要作用 (1)标志作用。任何一个机关或单位的印章，都要标明这个机关或单位的法定全称，使人一目了然地看出其性质、级别和职权范围。 (2)权威作用。任何一个机关或单值及负责干部的印章、手迹都有一定的权威性。加盖印章后，在其职权范围内所发布的命令、指示、规定、制度等，就会发挥效力，所属单位和人员就要服从、执行、照办。 (3)证明作用。各种各样的文凭证据，只有加盖公章后才能生效，才能表明某个机关或单位对此负有责任，人们才会相信它的效力。如任命书不盖印，任何职务的任命都是无效的；毕业证书不盖印，就无人承认其学历：现金支票不盖印，就不能取出现金；等等。 22.秘书人员应该怎样才能成为称职的“管家婆”？ 秘书人员使用印章和介绍信时，应该经本单位领导批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自做主。不能违章用印，以印谋私，杜绝滥用印、私用印、空用印，以及不经领导同意私自将印章带出办公室。秘书人员应该严格执行监印制度，对不合法或不合手续使用印章、介绍信的，有权拒绝盖印或提出异议，而不能违反规定“有求必应”。再者，秘书要妥善保管印章盒介绍信，牢固加锁，随用随开，用毕