第九章_档案的检索解析.ppt

第九章 档案的检索 　了解挡案计算机检索的特点。 了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义与规则。 掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。 知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤和方法，档案检索工具体系的构成。 掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。 第一节 档案著录与标引 一、档案著录工作 档案著录就是在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 著录工作是编制检索工具的前提和基础，此外，还具有档案登记，介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。 按照国家标准《档案著录规则》的规定，档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、著录级别、著录项目细则等内容。 （一）著录项目 （二）标识符号 　 标识符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。 .— 　置于下列各著录项目之前：　　　　 稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。　　 ＝　置于并列题名之前。　 ：　置于下列各著录单元之前：　　　 副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。　　 ／　置于第一个责任者之前。　　 ；　置干多个文件编号之间、多个责任者之间。　　 ，　用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。　　 ＋　置于每一个附件之前。　　 [ ]　置于下列著录内容的两端：　　　　 自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。　　 ( )　置于下列著录内容的两端：　　　　 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。　　 ？　用于不能确定的著录内容，一般与“[ ]”号配合使用。　　 - 　用于下列著录内容之间：　　　　 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。　　 …　用于节略内容。　　 □　用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。 （三）著录格式 　　著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达方式。根据《档案著录规则》的规定，一般采用段落符号式进行著录，有时也可采用表格条目式。段落符号式条目著录格式如下： 段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段落 M33+P13　 　 462001 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 8172-39 83-45 　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 [奏为请饬川省筹拨银两以济甘民采买籽种情由并与左宗棠接交篆务事]/(清)穆图善(署理陕甘总督).—副本： 录副奏片 .—永久 .—同治8年2月18日 .—朱批时间同治8年3月29日筹拨银两 采买籽种 交接篆务 左宗堂 四川省 J112.22　 411010 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　104-2-13-43 107-23 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　关于体育专科学校校舍修缮工程函/北平市政府教育局第一科+工程项目单+北平市立中小学校校舍修缮工程标准说明书.—正本：函.—永久.—□□□□1211］.—3页.—发文单位名称字迹模糊专科学校 校舍修缮 体育学校 J2711　 411010　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　103-1-65-1 　 100-62 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　征集抗战史绩展鉴品函/北平市各机关联合主办抗战史绩展鉴会筹备委员会.—正本：函.—长期.—□□□□0824.—3页.—时间依据辅仁大学收文单考证　　 为举办抗战史绩展览会向辅仁大学征集有关记述文字、照片等展品。展览会 抗日战争 中山公园 北平 D111