有效会议管理解析.ppt

三、5W 1H why:会议的目的 what:讨论的话题 who：参加的人员（提前确认是否出席） when：开始时间及结束时间 where：会议地点 how：会议规则，规章制度 1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 四、准备工作核对单 第四部分：成功会议的五种策略 一、如何做开场白 二、如何分配发言时间 三、如何掌握议事进度 四、如何达成决议—决策方式 五、如何圆满结束会议 一、如何做开场白 1、定义：3－5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。 2、内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 3、开场白程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。 二、如何分配发言时间 主持人的发言时间应掌握在20%，要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。 三、如何掌握议事进度 1、语言方式 能说者，如需5分钟则给其3分钟发言时间； 将能说的人从一个问题带到另一个问题； 将这个能说者让过去。 2、非语言方式 眼神转向别人； 你说的很好，手势下压； 下笔，合上笔记本； 短暂的沉默。 四、如何达成决议—决策方式 1、彼德·德鲁克决议法： 用足够多的时间检视困难所在，并使参会者达成共识； 列举或图示各提案并开始讨论； 客观比较各提案的优劣，避免意气之争； 估计各提案之获益律； 估计有无采集更多参考资料的需要； 征求反对意见； 以中立角度检视正反意见； 寻求与会者对各题案之认同； 对提案做适当的休整与妥协； 确认议事结果； 组成或指定议案执行的监督单位。 2、4种群体决策 权威决策 少数服从多数决策 共识决策 无异议决策 1．权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 2．少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。 适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 3．共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。 4．无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。 五、如何圆满结束会议1、预留5-7分钟作总结2、确定工作分配妥当3、准时结束会议 第五部分：主持人技巧 一、聆听 二、说话的技巧 一、聆听 1．倾听的礼节 首先建议你学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整的故事，而且最好能在听完别人完整的故事之后再发言。只有听完别人完整的故事之后，你才能换一个角度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情，也才能帮助你做出正确的判断，以免犯下无法弥补的错误。倾听是有一定礼节的行为，一定要充分重视。 某公司员工甲因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通。 谈话内容如下： 员工甲说：我想贷款买房，但是首付不够，所以很烦恼。 经理乙说：别太着急，大家可以帮你凑足首付，你还差多少钱？ 员工甲说：不好意思，我还差很多钱。 经理乙说：没关系的，你说吧。 员工甲说：差80000元。 经理乙说：啊...... 员工甲听到经理乙的“啊......”之后，就此闭嘴不语。这次沟通以失败告终。 请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误？在倾听中经理乙以后应该注意什么问题？ 2．“倾听”小总结 如果用两句日常用语来总结倾听的技巧，那你可以经常使用“我也有相同的经历”“如果是我的话”这两句话进入倾听状态，同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。其实，这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受，又能与别人融洽沟通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够在会议主持中游刃有余。 二、说话的技巧 1、展示。即