档案管理方案详解.doc

档案管理方案 管理方式 纸媒管理与软件管理同时进行。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、光盘、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 3、件：指归档文件的整理单位。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文为一件。 国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 交总经办 送达 N Y 总经办填写《文件归档登记表》， 归档部门人员签字确认。 形成档案 借阅档案，填写《档案借阅审批单》 办理借阅手续 借阅人签字 归还、总经办清点查收 1、档案资料的收集 各部门主管人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 档案的移交和移交时间 2.1 各部门编制《文件移交目录》，每季度向总经办移交，总经办检查、清点文件资料是否完整，并对文件价值进行鉴定，填写《文件归档登记表》； 2.2 总经办及时督促各部门编制《文件移交目录》，及时向总经办移交。 3、档案资料的标识 总经办负责对保管的档案资料编号，编号规则见《档案分类代号》。 4、档案资料的日常管理 4.1文件资料、合同要登记详细信息，以便检索利用； 4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中； 5、档案借阅 5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 机密类：机密档案需经总经理批准； 普通类：普通档案借阅需由总经办主任批准； 5.2经同意借阅后，借阅人持《档案借阅审批单》，办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》。 5.2借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，机密档案需经总经理批准，普通档案需经总经办主任批准； 5.3借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续，如借阅人员未按时归还，档案管理人员填写“阅档催还单”催借阅人限期归还。 5.4借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.5外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室； 5.6外单位摘抄档案的（机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查。 6、档案销毁 6.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁清册，报总经理批准，方可销毁。 6.2执行销毁任务时，必须有监销人员监销，并在销毁清册上签字。最后，把销毁清册存档永久保存。 六、档案管理细则 1、档案资料的归档范围 1.1公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； 1.2公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 1.3本公司与其他单位来往的文书等； 1.4公司领导的批示、指示等； 1.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 1.6反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； 1.7公司的各种工作计划、总结、报告、统计报表及简报； 1.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件原件及过程材料； 1.9本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； 2.0本公司