_第6章__Word_2007高级操作详解.pptVIP

* 第6章 Word 2007高级操作 通过前面章节的学习，相信用户已经对Word中的基本功能有所了解。但若仅利用Word中的各种基本功能，很难满足用户对长文档的编辑要求。为此，在Word 2007中专门提供了一组用于长文档编辑的工具，如目录与索引、批注和修订、域等。同时，为了加强对文件的保护，用户还可以为文档设置密码，或者对用户权限进行设置。 * 本章知识要点： 创建和更新文档目录 创建和标记索引 文档校对 使用批注和修订 审阅文档 保护文档 * 6.1 目录和索引 目录和索引在编辑文档的过程中发挥着重要的作用。目录能够帮助用户快速了解整个文档层次结构的内容；而索引则可以根据用户的需要将文档中的词或短句列出来，并标明在文档中出现的次数及其所在的页码，从而帮助用户快速查找需要的信息。 6.1.1 创建文档目录 文档目录可以使用户快速、清晰的了解整个文档的层次结构和大概内容，从而可以达到快速查找指定信息的目的。因此，为一个内容较为复杂的文档创建文档目录是十分必要的。 * 6.1.2 更新文档目录 当创建文档目录后，如果再对文档中的内容进行增加、删除等操作，或者在文档中添加标记了新的目录项，便需要重新编制目录以适应该文档的结构变化。此时就会用到更新文档目录功能。 * 6.1.3 标记索引项 为了能够在文档中快速查找信息，可以利用Word提供的索引功能，将文档中的关键字词标注出来，分别标明其出处以及页码，并按照一定的次序进行排列，即可增强日后查找的便利性。 * 6.1.4 创建索引 标记索引项的目的是为了对其进行快速查找，因此在标记索引项之后还需要为其创建索引。为标记的索引文本创建索引，可以帮助用户方便、快捷地查找文档中的相关内容。同时，使用自动索引还可以为标记的文本插入标记。 * 6.2 文档校对 在使用Word进行工作时，对完成的文档进行校对是必不可少的环节。利用Word 2007中的校对功能，可以在确保校对质量的前提下节省大量的时间和精力，从而有效的提高用户的工作效率和质量。 * 6.2.1 拼写和语法检查 在默认情况下，Word在用户输入内容的同时会自动进行拼写检查，并用红色波形下划线的形式表示可能出现的拼写问题；用绿色波形下划线表示可能出现的语法问题。这样，用户便可以在输入文本的同时一目了然的查看可能出现的问题。 * 6.2.2 文档的字数统计 在利用Word编辑文档时，往往要用到其字数统计功能。用户除了可以在状态栏中查看文档中的总字数之外，还可以精确的查看文档中标点、空格、字符数，以及行数等具体内容。 * * 6.3 批注与修订 在编辑文档时，为了更清楚地理解文档内容，可以通过Word的批注功能为文档部分内容添加注解或者注释。同时，利用Word 2007的修订功能，也可以标记文档中文字的错误或者不明确的内容，还可以设置文字的格式等。 * 6.3.1 使用批注 批注是附加到文档中的内容，将显示在文档的右边距或者【审阅】窗格中。每一个批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后面跟一个批注号。批注不会影响文档的格式，也不会被打印出来。 6.3.2 修订文稿 修订是直接在文档中进行的修改。利用修订功能能够通过标记同时反映多位审阅者对文档所做的修改。这样，文档的作者便可以对这些修改进行复审，并确定接受或者拒绝这些修订。 * 6.4 保护文档 为了防止其他用户对重要的文档进行修改，除了常用的设置文档为只读属性外，Word 2007还提供了强大的文档保护功能。启用文档保护功能，可以限制用户对文档的编辑、格式设置等。 * 6.4.1 格式修改限制 在Word 2007中，通过为文档设置指定的密码，可以有效地防止其他用户对文档指定某些类型的编辑，或者格式的设置等操作。 * 6.4.2 编辑权限 在Word文档中，除了可以对格式设置限制之外，用户还可以进行编辑限制。编辑限制仅允许用户在文档中进行特定格式的编辑，或者仅允许指定的用户进行编辑。 * * 6.4.3 文档加密 在Word 2007中，除了提供了设置格式修改权限与编辑权限之外，用户还可以通过为文档添加密码来增强文档的安全性。